明確行業(yè)法規(guī)要求:醫(yī)藥領域的特殊性,行業(yè)法規(guī)從藥品管理法,到GMP,GSP等在醫(yī)藥冷鏈管理中的直接要求和延伸要求的理解,都需要在醫(yī)藥冷鏈這個行業(yè)細分領域從業(yè)者進行學習與了解。
樹立醫(yī)藥配送責任心與使命感:道不同,不相為謀。如果我們的管理人員,操作人員在運作醫(yī)藥產(chǎn)品時,與快遞一個信件,配送一件網(wǎng)購衣服等沒有任何不同。這說明操作人員并沒有真正理解藥品運輸不僅僅是藥品物理位置的轉(zhuǎn)移,同時也是藥品質(zhì)量的傳遞。在涉藥物流組織里,責任心與使命感的共情,是做好這件事的基礎。
明確組織架構,貫徹組織管理責任和決心:自上而下的貫徹,明確的組織責任體系都是完成醫(yī)藥冷鏈管理的必由之路。
針對于醫(yī)藥冷鏈管理的組織架構,應該從企業(yè)高管到一線配送人員均有所明確,有相應職責描述。
高級管理者:來自公司高管,質(zhì)量和運營,對醫(yī)藥冷鏈在組織內(nèi)所有事務負責,對合規(guī)性、運營實施、冷鏈能力建設等負主要責任。
項目管理者:具備醫(yī)藥冷鏈運營項目能力,針對具體項目落地實施負責的項目管理者,包括項目資源協(xié)調(diào)、項目成本管理、項目合規(guī)性實施以及項目持續(xù)改進等內(nèi)容。
一線操作者:具備醫(yī)藥冷鏈一線操作運營能力,對醫(yī)藥冷鏈項目進行實際操作,包括司機、冷鏈操作員、客服、質(zhì)量管理員等一線員工
醫(yī)藥法規(guī)和行業(yè)要求:醫(yī)藥法規(guī)包括但不限于藥品管理法、GMP、GSP、疫苗管理法等相關醫(yī)藥冷鏈管理要求。另基于這些行業(yè)規(guī)范,從醫(yī)藥物流運營角度制定的本公司內(nèi)部管理要求,如偏差管理、內(nèi)外審、變更管理、CAPA等管理文件。
運營流程制定:針對具體項目管理制度的運營流程是醫(yī)藥冷鏈管理落實的基礎。針對一個項目的全面醫(yī)藥冷鏈管理要素描述和如何在企業(yè)場景下落實非常之關鍵。
提貨SOP:各廠家提貨現(xiàn)場要求、現(xiàn)場操作要求、設備要求、駐場人員要求、交接單據(jù)內(nèi)容及注意事項等信息應明確。
在途監(jiān)控SOP:根據(jù)項目不同和運營經(jīng)驗,制定合理監(jiān)控過程,保障有專門監(jiān)控運營過程團隊在關注冷鏈在途。
末端配送SOP:根據(jù)配送點需求完善相關信息要求,落實到終端配送人員。包括配送時間、電話預約、簽單等相關信息。
應急預案:針對意外發(fā)生的在一定條件下的處理方法,資源需要提前準備和驗證可行性。
案例分享:不斷總結行業(yè)內(nèi)冷鏈案例,總結本企業(yè)運營醫(yī)藥冷鏈項目的經(jīng)驗,不定期對團隊進行更新,提醒。
備案制:醫(yī)藥冷鏈人員需要明確崗位職責,明確備案機制。各崗位人員應接受什么類型的培訓應明確培訓計劃,組織完成培訓考核。
e-learning:醫(yī)藥冷鏈人員涉及面廣,包括組織內(nèi)外團隊管理。只有通過電子化培訓管理才有可能完成組織培訓目標、考核目標。讓企業(yè)醫(yī)藥冷鏈培訓落實,降低人員因素帶來的醫(yī)藥冷鏈運營風險。
持證上崗-崗位分工及等級:在不同崗位職責下面,團隊應進行專業(yè)化分工,如質(zhì)量、運營和項目管理等崗位,提供員工在醫(yī)藥冷鏈管理中的上升通道和發(fā)展空間。并授予行業(yè)內(nèi)或組織內(nèi)相關專業(yè)證書。
工欲善其事,必先利其器;工欲利其器,必先明其人。醫(yī)藥冷鏈管理落地和保障,一定從團隊能力建設開始。
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