物流是個大概念，包括貨代，倉儲，運(yùn)輸，航運(yùn)，報(bào)關(guān)，由于貨主，貨代，船公司或者航空公司，海關(guān)，集運(yùn)，第三方物流倉庫無法理想化全部EDI，甚至同一家公司內(nèi)部也由于不斷購并整合等原因，留下很多的不同系統(tǒng)Legacy，所以在這條供應(yīng)鏈中，不可避免仍然存在非常多的手工錄入，有人估計(jì)，全球僅僅貨代領(lǐng)域就有超過500萬單據(jù)處理人員，加上物流整個鏈條，應(yīng)該超過千萬單據(jù)處理員工，這些單據(jù)人工處理成本，其實(shí)除了工資，還有很多隱形成本或者其他復(fù)雜因素，希望和大家一起來探討。

手動數(shù)據(jù)捕獲（Manual Data Capture）

手動數(shù)據(jù)捕獲可理解為人力將數(shù)據(jù)從非結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)傳輸?shù)浇Y(jié)構(gòu)化系統(tǒng)。設(shè)計(jì)從一個地方到另一個地方手動讀取，理解，鍵入和檢查數(shù)據(jù)的全部工作。涉及到時間，耐力和意志力，而且，人是不可避免會犯錯的。

2019年，全球5500億張發(fā)票中只有550億張是無紙化的。其余的90％至少需要一定程度的手動處理。

典型的手動數(shù)據(jù)輸入過程是什么樣的？請參看下圖：

詳細(xì)過程：

l  接收文件：原始材料以電子郵件或紙質(zhì)形式傳達(dá)，進(jìn)行手動處理。

l  理解含義：需要閱讀，分類和理解文檔的內(nèi)容。

l  準(zhǔn)備數(shù)據(jù)輸入：重要數(shù)據(jù)需要存儲在CargoWise或某些其他FMS系統(tǒng)中。根據(jù)數(shù)據(jù)和歷史記錄的不同，可能需要將其放入新記錄或?qū)⑵涮砑拥浆F(xiàn)有記錄中。

l  輸入數(shù)據(jù)：需要將相關(guān)憑證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確地輸入到系統(tǒng)中。

l  檢查準(zhǔn)確性：需要檢查數(shù)據(jù)，以確保沒有遺漏，輸入錯誤或錯誤理解內(nèi)容。

所有這些步驟都涉及一些手動工作。大型企業(yè)需要處理大量文檔，而且都是重復(fù)簡單的手動任務(wù)（僅貨運(yùn)代理行業(yè)在2017年就處理了12.6億張發(fā)票箱單合同提單）。

手動工作就意味著大量成本，各式各樣的成本。

此外，上述步驟中任何失敗（例如，不充分的準(zhǔn)確性檢查）都意味著整個過程失敗。錯誤的數(shù)據(jù)會導(dǎo)致錯誤的決策，這些成本將遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于手動處理的時間成本。

為什么手動數(shù)據(jù)輸入如此昂貴？

除非您的員工是基于手動輸入數(shù)據(jù)而雇用的，否則他們可能為您完成更高價值的任務(wù)。如下所述，與這項(xiàng)工作相關(guān)的成本很高。

手動數(shù)據(jù)輸入的直接費(fèi)用

手動數(shù)據(jù)輸入最明顯的成本是您的員工所花費(fèi)的時間。這段時間的每一分鐘都是您的費(fèi)用。

量化直接成本取決于要處理的文檔數(shù)量，這些文檔的復(fù)雜性以及員工可以達(dá)到的每分鐘擊鍵次數(shù)（KPM）。您手動處理的文件越多，對企業(yè)的直接成本就越高。

基于專業(yè)數(shù)據(jù)輸入團(tuán)隊(duì)進(jìn)行的真實(shí)測試，我們發(fā)現(xiàn)如果手動處理每個文檔（通常以電子郵件附件形式接收），則至少需要10到15分鐘的時間（對于較大的文檔，則可能需要60分鐘），這些工作包括數(shù)據(jù)輸入員打開附件時，在TMS或ERP中找到相關(guān)記錄，并手動鍵入更新。

根據(jù)我們的計(jì)算，如果您每人每小時支付20美元，并且每個人平均需要10分鐘來處理每份文檔，則收到的每份文檔將花費(fèi)您3.33美元。將其乘以您每月手動處理的文檔數(shù)量，您將很快發(fā)現(xiàn)以手動數(shù)據(jù)處理直接成本。

手動數(shù)據(jù)輸入的間接費(fèi)用

可能每個文檔不會需要鍵入所有文檔字符，但也應(yīng)注意，這并不意味著每個文檔都會很快完成。相反，您員工的KPM會比正常打字任務(wù)的KPM低得多。

輸入數(shù)據(jù)的工作人員在閱讀和傳輸信息時將在每個字段之間至少暫停一下。如果遇到混亂或矛盾的數(shù)據(jù)，他們的進(jìn)度可能會大大減慢，并且在恢復(fù)正常服務(wù)之前可能需要解決一些問題。

在某些情況下，手動輸入過程可能會完全停止，因?yàn)槲臋n的內(nèi)容需要由另一個部門檢查。如果文檔需要在組織外部（例如，轉(zhuǎn)交給銀行或其他供應(yīng)商）進(jìn)行處理，則處理時間可能從幾分鐘躍升至幾天甚至更長。

人工數(shù)據(jù)輸入并不是一項(xiàng)持續(xù)有效的工作。您的員工需要休息一下，隨著注意力的減弱，他們更有可能犯錯。

人為錯誤也必須視為間接成本。全球分析公司IDC的一份報(bào)告估計(jì)，人為錯誤報(bào)告的成本使美國和英國的企業(yè)每年每名員工損失315英鎊，或每個經(jīng)濟(jì)體損失180億美元。

如果將錯誤的成本考慮到數(shù)據(jù)輸入速度和直接成本中，則手動文檔處理的成本將繼續(xù)上升。

人為錯誤也導(dǎo)致手動處理的發(fā)票有12.5％需要某種返工。

手動數(shù)據(jù)輸入的隱藏成本

到目前為止，我們注意力都放在執(zhí)行手動數(shù)據(jù)輸入所需的時間和精力上。盡管這樣做的成本很高，但它們并不是您的企業(yè)依靠手動流程來處理文檔所產(chǎn)生的唯一成本。

手動數(shù)據(jù)輸入緩慢或不正確會導(dǎo)致很多負(fù)面的連鎖反應(yīng)，例如：

?  滯納金

?  客戶體驗(yàn)不佳，客戶關(guān)系緊張

?  現(xiàn)金流量問題

?  員工效率低下

?  供應(yīng)商關(guān)系差

?  降低業(yè)務(wù)增長潛力

?  員工滿意度低，導(dǎo)致員工流動

?  新員工招聘，培訓(xùn)費(fèi)用高

此類成本是所有成本中最難量化的，其影響通常是通過對聲譽(yù)的長期影響而感受到的。這會影響為您工作的員工以及與您打交道的客戶和供應(yīng)商。

總結(jié)

我們認(rèn)為手動數(shù)據(jù)輸入有一些主要缺點(diǎn)。它使您負(fù)擔(dān)了直接，間接和隱性成本，從而導(dǎo)致負(fù)面的財(cái)務(wù)影響以及客戶和員工滿意度下降。但是，目前90％的數(shù)據(jù)輸入仍然是手動進(jìn)行的，因此對于您的業(yè)務(wù)來說，由于DocuAI RPA軟件機(jī)器人，AI 人工智能，OCR識別，NLP和ML機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的快速發(fā)展，目前是有解決方案的。