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會(huì)議流程與注意事項(xiàng)

從時(shí)長(zhǎng)來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商大會(huì)一般不超過(guò)兩天。第一天晚上可以安排歡迎晚宴。第二天安排全天會(huì)議，傍晚供應(yīng)商即可離開(kāi)。

會(huì)議內(nèi)容要有所選擇，不可能通過(guò)一天的會(huì)議解決所有的日常問(wèn)題。會(huì)議內(nèi)容應(yīng)該聚焦于凝聚、團(tuán)結(jié)、號(hào)召、社交以及重大事項(xiàng)。

從組織層面來(lái)說(shuō)，通常由采購(gòu)部牽頭組織供應(yīng)商大會(huì)。采購(gòu)首先需要識(shí)別公司內(nèi)部的利益相關(guān)方都有誰(shuí)，誰(shuí)需要出席供應(yīng)商大會(huì)。顯然，中國(guó)區(qū)總經(jīng)理、全球采購(gòu)副總（如果企業(yè)采用矩陣式組織結(jié)構(gòu)）都需要邀請(qǐng)。組織者要詢問(wèn)他們對(duì)供應(yīng)商大會(huì)的期望、演講的主題，并安排好出場(chǎng)次序。

組織者需要了解兩位領(lǐng)導(dǎo)的演講內(nèi)容，確保沒(méi)有重復(fù)。一般來(lái)講，中國(guó)區(qū)總經(jīng)理從區(qū)域發(fā)展的角度介紹業(yè)務(wù)、客戶、人員增長(zhǎng)等正面信息；全球采購(gòu)副總從新的采購(gòu)流程、項(xiàng)目、戰(zhàn)略和對(duì)供應(yīng)商的要求等方面做介紹。

之后，組織者要詢問(wèn)部門級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，包括物流部、質(zhì)量部、研發(fā)部、生產(chǎn)部的領(lǐng)導(dǎo)，問(wèn)他們是否愿意出席，是否有想要講的主題。有些部門經(jīng)理可能不愿出席或講話，如生產(chǎn)部和研發(fā)部經(jīng)理，因?yàn)樗麄冊(cè)谌粘９ぷ髦信c供應(yīng)商的交集較少。這時(shí)，組織者不要勉強(qiáng)他們。

至于會(huì)議的主持，組織者要根據(jù)預(yù)算和能力來(lái)決定是由自己人來(lái)主持，還是外聘主持人。

任何供應(yīng)商大會(huì)都會(huì)有一個(gè)重頭戲——供應(yīng)商評(píng)獎(jiǎng)。一般可以設(shè)置如下幾個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)：綜合績(jī)效獎(jiǎng)、最佳供貨獎(jiǎng)、最佳品質(zhì)獎(jiǎng)、最佳配合獎(jiǎng)、最佳創(chuàng)新獎(jiǎng)、最佳成本降低貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等。每個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)只頒發(fā)給一家供應(yīng)商還是取前三名要根據(jù)公司高層的意愿來(lái)定。

注意：在頒獎(jiǎng)前要對(duì)獲獎(jiǎng)供應(yīng)商的信息高度保密，否則現(xiàn)場(chǎng)頒獎(jiǎng)時(shí)的那種緊張感和獲獎(jiǎng)供應(yīng)商的驚喜感很難被營(yíng)造出來(lái)。在基本框架、出席人員和獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置確定后，組織者要在采購(gòu)部門內(nèi)部成立供應(yīng)商大會(huì)籌備小組，一起安排如下事宜：

●會(huì)場(chǎng)的布置，最好跟禮儀公司合作；

●預(yù)訂酒店的會(huì)議室，會(huì)議室里最好沒(méi)有柱子；

●設(shè)置司儀和簽到臺(tái)；

●統(tǒng)計(jì)來(lái)賓人數(shù)，安排領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓的座次；

●明確小組里每個(gè)人的職責(zé)；

●同一品類的供應(yīng)商要跟負(fù)責(zé)該品類的采購(gòu)坐在一桌（不用擔(dān)心泄密）；

●制作請(qǐng)?zhí)腿粘瘫?，提前發(fā)給所有來(lái)賓；

●確定拍照和攝像人員。

舉辦供應(yīng)商大會(huì)的所有費(fèi)用最好由公司承擔(dān)。不過(guò)，如果預(yù)算有限，組織者也可以向供應(yīng)商的來(lái)賓收取門票費(fèi)。公司如無(wú)票務(wù)資質(zhì)，則需要票務(wù)公司作為中介為供應(yīng)商提供會(huì)議、住宿或餐飲發(fā)票。

每一場(chǎng)供應(yīng)商大會(huì)都要有一個(gè)鮮明的主題。例如，經(jīng)濟(jì)大環(huán)境不太好時(shí)，很多公司需要傳達(dá)堅(jiān)持協(xié)作和持續(xù)降本的理念，舉辦供應(yīng)商大會(huì)時(shí)就可以選擇這個(gè)方面的主題，如“披荊斬棘、共渡難關(guān)”。

在茶歇和宴會(huì)時(shí)，作為東道主，組織者應(yīng)該盡可能多地跟供應(yīng)商打招呼。如果公司領(lǐng)導(dǎo)不熟悉供應(yīng)商，組織者要做好銜接。尤其要重視戰(zhàn)略供應(yīng)商，組織者應(yīng)引導(dǎo)雙方領(lǐng)導(dǎo)見(jiàn)面。

會(huì)議結(jié)束后，組織者可以利用剩余的預(yù)算或者自掏腰包，答謝所有參與大會(huì)籌備工作的成員，感謝他們的辛苦付出，為下一場(chǎng)供應(yīng)商大會(huì)的成功籌辦打好群眾基礎(chǔ)。

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采購(gòu)跟供應(yīng)商的總經(jīng)理談什么

在拜訪供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)常常需要跟供應(yīng)商的總經(jīng)理溝通。這時(shí)，采購(gòu)容易犯兩類錯(cuò)誤。

一是采購(gòu)在供應(yīng)商的總經(jīng)理面前把供應(yīng)商批評(píng)得體無(wú)完膚，如價(jià)格高得離譜、質(zhì)量一塌糊涂、人員素質(zhì)太差等。

結(jié)果，供應(yīng)商的總經(jīng)理只能硬著頭皮附和，問(wèn)題卻得不到解決。當(dāng)供應(yīng)商的那批“沒(méi)有能力、沒(méi)有責(zé)任心”的人被趕走之后，新招的人可能還不如之前的人。采購(gòu)發(fā)泄憤怒換來(lái)的卻是更加惡化的結(jié)果。

二是采購(gòu)在供應(yīng)商的總經(jīng)理面前對(duì)供應(yīng)商稱贊有加，如供貨業(yè)績(jī)非常突出、質(zhì)量問(wèn)題解決得很徹底、價(jià)格很有競(jìng)爭(zhēng)力等。

結(jié)果，供應(yīng)商的總經(jīng)理只需逢場(chǎng)作戲、表達(dá)謝意，采購(gòu)的業(yè)績(jī)卻沒(méi)有任何實(shí)質(zhì)性的提升。供應(yīng)商的總經(jīng)理會(huì)認(rèn)為你是一個(gè)好對(duì)付的采購(gòu)，是一個(gè)容易滿足的客戶。采購(gòu)的善意未必會(huì)得到應(yīng)有的重視和回報(bào)，反而容易被對(duì)方輕視。

其實(shí)，供應(yīng)商的總經(jīng)理的格局、視野和能力一般要遠(yuǎn)高于采購(gòu)。即使你是大公司的采購(gòu)，人家是小公司的總經(jīng)理，也是這樣的。你看到的問(wèn)題，人家豈會(huì)不知道？

那么，為什么企業(yè)被他管理得這么爛，他選用的人這么不稱職呢？這是很多總經(jīng)理的無(wú)奈。

如果沒(méi)有足夠的利潤(rùn)支撐，就無(wú)法提供有競(jìng)爭(zhēng)力的薪資，很多公司除了總經(jīng)理就是兵，所謂的干部都是虛的，一切工作都要靠總經(jīng)理來(lái)抓。但是，總經(jīng)理的精力和資源有限，只能一點(diǎn)一點(diǎn)地抓改善。

因此，雖然采購(gòu)的投訴都是對(duì)的，但是總經(jīng)理知道這些問(wèn)題一時(shí)半會(huì)解決不了，只能厚著臉皮隨聲附和。而采購(gòu)犯錯(cuò)的根源就在于沒(méi)有根據(jù)談話對(duì)象拿捏好講話的分寸，使得供應(yīng)商的總經(jīng)理無(wú)所適從。

那么問(wèn)題來(lái)了，采購(gòu)到底應(yīng)該跟供應(yīng)商的總經(jīng)理談什么、怎么談呢？筆者認(rèn)為采購(gòu)應(yīng)該圍繞以下3點(diǎn)深入溝通。

（1）談商務(wù)信息，包括乙方最近幾年的銷售額，甲方采購(gòu)額占乙方銷售額的比例，甲方某品類一年的總采購(gòu)額，從而引出供應(yīng)商總經(jīng)理最常提的問(wèn)題：“我們?cè)趺茨芸焖倌玫劫F司更多的業(yè)務(wù)？”

（2）談戰(zhàn)略信息，包括目前該品類有多少家供應(yīng)商在供應(yīng)，公司的戰(zhàn)略是本土化還是增加供應(yīng)商數(shù)量還是縮減供應(yīng)商數(shù)量，從而引出采購(gòu)的經(jīng)典回答，例如：“我司今年的采購(gòu)戰(zhàn)略是本土化，年采購(gòu)額為2000萬(wàn)元，但是之前貴司的報(bào)價(jià)比歐洲供應(yīng)商貴20%，我司無(wú)法接受，貴司需要做好尋源和降本。”

（3）談改善方案，討論有哪些可以改進(jìn)的點(diǎn)，例如，要求供應(yīng)商的采購(gòu)部對(duì)物料再做一次尋源，由供應(yīng)商的工程師尋找更便宜的替代料等。待改善方案談妥后，采購(gòu)坐等供應(yīng)商定期匯報(bào)改善進(jìn)度即可。

最后，采購(gòu)在供應(yīng)商的總經(jīng)理面前要做到不承諾、不拒絕和不贊揚(yáng)，即不承諾一定會(huì)有新的業(yè)務(wù)給供應(yīng)商，不拒絕供應(yīng)商為了得到更多業(yè)務(wù)所做的努力，不贊揚(yáng)供應(yīng)商取得的成績(jī)。