在《清單革命》這本書中提到，人會犯兩種錯誤：無知之錯和無能之錯。無知之錯，說的是因為你沒有掌握正確的知識，沒有相關的知識而犯了錯。還有一種錯誤是無能之錯，說的是你雖然掌握了正確的知識，但卻沒有正確地使用知識而犯下的錯。清單的作用可以幫助你來避免無能之錯，減少損失。

清單對生活的作用

為了讓大家更好的理解清單的作用，來舉例說明一下。之前經常聽說醫(yī)院給病人做手術，把紗布遺漏在病人體內的問題。近幾年就很少發(fā)生，是因為醫(yī)院現(xiàn)在開始手術前，把有幾把剪刀，幾塊紗布都先記錄下來，而且要閱讀核對這些內容，當手術結束的時候，把所有手術器具收拾在一起，也要再核對一次，這個過程就是創(chuàng)建清單和核對清單的動作。

清單的作用

清單看起來就是把所有的事情羅列出來，沒有什么復雜的；其實不然，在整理清單的時候，可以對所有內容進行分類管理，同時也可以釋放大腦的記憶壓力，大腦是擅于思考的，但不擅長記憶，尤其是對復雜的內容；有了清單就可以確保萬無一失。有了清單就可以把記憶和經驗，變成確定性的作業(yè)內容，無論是誰按照清單來執(zhí)行，這件事情都不容易產生偏差。

物流行業(yè)清單的作用

在物流行業(yè)中，面對的問題也響應了書中提到的三類問題，簡單問題用"執(zhí)行清單"，復雜問題使用"核查清單"，不確定性的極端復雜問題用"核查清單+溝通清單；

日常工作使用執(zhí)行清單更高效

對于負責多條航線的物流專員來講，每個訂艙單接收之后，要向供應商確認倉位，確認完成后需要發(fā)送數據給對方，并接收對方數據確認；之后把客戶訂單關聯(lián)到獲取的倉位上，匯總所有信息給到裝載部門使之按照預報進行作業(yè)。以上的業(yè)務流程可以概括為：預訂-確認-匯總-預報。每天每條航線都要進行這些操作，所以物流專員們要熟記執(zhí)行清單。

復雜業(yè)務場景需要使用檢查清單

倉庫的作業(yè)通常是由入，出，存三部分大的業(yè)務環(huán)節(jié)組織，每個環(huán)節(jié)都有非常多的作業(yè)流程構成，倉庫經理要確保所有環(huán)節(jié)每天都要完成關鍵指標，就需要把所有相關指標羅列一份檢查清單，查看是否所有指標都在當天執(zhí)行完成。

在這里我舉一個經常發(fā)生的事故，倉庫在實際運營過程中有倉庫間調撥業(yè)務，就是在A倉庫下架一些商品，到B倉庫再上架，這樣一個看似簡單的事情，實際卻經常造成庫存混亂，主要原因就是A倉庫下架不做清單的制定和檢查，B倉庫上架時也忽略了這一步驟，結果等到B倉庫要出庫時候發(fā)現(xiàn)庫存錯誤，這時候才發(fā)現(xiàn)前面的作業(yè)失誤，此時對客戶已經造成損失，這也是一種典型的無能錯誤。

業(yè)務項目需要使用檢查清單+溝通清單

業(yè)務產品要上線一條產品前，需要做很多準備工作，比如：對產品進行市場分析，對客戶需要進行詳細的確認，對倉庫作業(yè)流程進行分解和設計，與參與運輸的供應商進行價格談判，與研發(fā)團隊進行需求對焦...等等，這些步驟都需要在準確的時間點發(fā)生，不可以遺漏。除了以上的步驟，由于新產品在上線的過程中，容易出現(xiàn)協(xié)同失誤，所以還需要一份溝通清單：在產品上線的過程中，大家要及時溝通各個環(huán)節(jié)內部的流程進度和延遲信息，這樣可以保證當某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題時，其他的作業(yè)進度能夠及時調整。從這個角度大家可以看出，為什么新產品發(fā)布出現(xiàn)問題總是大概率，這就凸顯了制作清單的必要性。例如：2022年春晚的項目是由字節(jié)公司使用飛書來完成的，飛書的文檔就是一份檢查清單+溝通清單。

管理人員的檢查清單

作為團隊負責人，也要有一份檢查清單，這份清單的內容是什么呢？對P&L結果負責的領導，這部分內容一定要出現(xiàn)在清單上；對所有業(yè)務結果負責的領導，所有業(yè)務的關鍵指標要出現(xiàn)在清單上；對團隊管理有期待的領導，跟團隊的定期溝通內容也要出現(xiàn)在清單上；綜合上面的內容就是檢查清單和溝通清單，其中溝通清單有一個重要的環(huán)節(jié)是對上級定期匯報，匯報的內容通常就是你的檢查清單的內容，這樣匯報的時候是不是就非常清楚了呢？

清單的三個原則

你可能到這里感覺清單挺簡單的，不就是列個單子照著執(zhí)行，照著溝通就可以了嘛！不過，實際執(zhí)行起來要難一些，很多的清單開頭執(zhí)行了一兩次還行，可是后面大家就放棄了。針對這個問題，書中提到了三個原則：設計要簡單高效可測；執(zhí)行上要有明確的檢查點；要不斷地更新清單。

設計要簡單高效可測

我們要求清單以結果為導向來設計，而不是面向過程的，也就是說當清單上的每一步執(zhí)行了會出現(xiàn)什么結果要明確。像前面的物流專員的例子，訂艙成功對方就會返回提單號，所以清單的設計就是向供應商訂艙并取得獲取提單號這個結果。而不能簡單定義成向供應商訂艙，這樣的清單沒有達到可測的目的。同時清單的制定要簡要高效，不需要詳細描述是通過發(fā)郵件訂艙，還是通過系統(tǒng)API來實現(xiàn)這些瑣碎的步驟。

檢查點非常重要

清單開始執(zhí)行后，一定要設置關鍵的檢查點。如前面例子中，倉庫出庫及時率指標非常重要，這個指標的考核時間是當地的18:00，如果檢查時間設置成當地17：00，發(fā)現(xiàn)問題還有1小時來補救，可是如果設置成20：00點，就會失去意義。同時，有些指標是關聯(lián)其他業(yè)務指標的，當一個指標出現(xiàn)報警，就會導致其他指標不達標，這樣的指標也要設置檢查點。所以不僅有時間的檢查點，也要有相關聯(lián)因素的檢查點。

更新清單是保持業(yè)務精進的關鍵

有了清單復制過來執(zhí)行聽起來不難，但是業(yè)務都是在不斷變化的，當在執(zhí)行的過程中有新的業(yè)務場景出現(xiàn)，大家通過溝通及時的解決掉問題之后，也要把新的業(yè)務場景更新到原來的清單上，確保未來的使用者可以解決這些問題。

強化工作清單保物流業(yè)務穩(wěn)定

總結一下，在物流行業(yè)發(fā)展了數百年之后，新的業(yè)務場景出現(xiàn)已經相對較少。面對成熟的業(yè)務，避免出現(xiàn)異常最好的方法就是把業(yè)務總結成執(zhí)行清單，檢查清單和溝通清單。并通過不斷地更新清單內容，來保證業(yè)務流程的穩(wěn)定性，在這個過程中，還要加強培訓，讓參與人員每個人都有效地避免發(fā)生無能問題。