一、采購(gòu)管理的特點(diǎn)

1、采購(gòu)的復(fù)雜性

由于生鮮食品價(jià)格變動(dòng)較大，這就造成采購(gòu)人員市場(chǎng)采價(jià)困難，同時(shí)也增加了對(duì)采購(gòu)人員吃拿回扣控制的難度；由于生鮮食品質(zhì)量難以標(biāo)準(zhǔn)化，這使得采購(gòu)部門對(duì)廠家的質(zhì)量比對(duì)和控制困難，同樣也給采購(gòu)人員降低質(zhì)量以謀取個(gè)人私益留下了空間。由于季度性很強(qiáng)，再加上農(nóng)業(yè)產(chǎn)品靠天吃飯所造成的產(chǎn)量不確定性，使得對(duì)生鮮食品采購(gòu)的品種和數(shù)量的預(yù)測(cè)困難。

2、風(fēng)險(xiǎn)性

由于生鮮食品，特別是生鮮三果，經(jīng)營(yíng)成本、損耗大，操作復(fù)雜，如果采購(gòu)管理不慎，就有可能使超市因經(jīng)營(yíng)生鮮食品而出現(xiàn)虧損。

3、規(guī)模性降低

由于生鮮食品保質(zhì)期短，有的僅1-2天，再加上許多超市未形成規(guī)模經(jīng)營(yíng)，使得生鮮食品的采購(gòu)半徑縮短，使得許多跨地區(qū)經(jīng)營(yíng)的超市門店自行采購(gòu)商品，降低了連鎖經(jīng)營(yíng)在統(tǒng)一集中采購(gòu)上所能獲得的規(guī)模效益。

二、采購(gòu)的模式

1、分權(quán)式的采購(gòu)組織(門店采購(gòu))

這種方式由各店商品部自行采購(gòu)生鮮食品。

優(yōu)點(diǎn)：采購(gòu)具有相當(dāng)彈性，較具市場(chǎng)針對(duì)性；價(jià)格由門店自定，機(jī)動(dòng)性強(qiáng)，有較好的經(jīng)營(yíng)主導(dǎo)權(quán)；較能符合消費(fèi)者需求。

缺點(diǎn)：較難發(fā)揮大量采購(gòu)、以量制價(jià)的功能；利潤(rùn)很難控制；無法塑造連鎖經(jīng)營(yíng)的統(tǒng)一形象。

分權(quán)式的采購(gòu)組織，由門店自行采購(gòu)，它多適用于門店之間分布較廣的連鎖企業(yè)，并且它適宜于保質(zhì)期相對(duì)較短的生鮮食品，如蔬菜中的葉菜，鮮活水產(chǎn)等。

2、集權(quán)式的采購(gòu)(總部采購(gòu))

此種采購(gòu)組織是把采購(gòu)權(quán)集中在總部，由專職的采購(gòu)部門負(fù)責(zé)，采購(gòu)權(quán)不下放。門店采購(gòu)無決定權(quán)，但有建議權(quán)。

優(yōu)點(diǎn)：連鎖店不負(fù)責(zé)采購(gòu)，可專心致力于搞好門店銷售工作；可發(fā)揮集中議價(jià)功能，有利于降低采購(gòu)成本；價(jià)格形象一致，利潤(rùn)較易控制；促銷活動(dòng)易于規(guī)劃，易掌握貨源。

缺點(diǎn)：門店工作彈性小，較難滿足消費(fèi)者的需求；采購(gòu)工作和銷售工作較易脫節(jié)。

總部采購(gòu)是連鎖超市非食品以及食品中干雜食品的最常用的采購(gòu)方法。在生鮮食品上，它較多地運(yùn)用于門店較為集中的企業(yè)，特別是局限在某一城市的連鎖企業(yè)，在品種上，它比較適宜保質(zhì)期較長(zhǎng)的品種，如凍肉、冷凍水產(chǎn)等。

從采購(gòu)的渠道可分為當(dāng)?shù)夭少?gòu)和跨地區(qū)產(chǎn)地采購(gòu)：

1、當(dāng)?shù)夭少?gòu)：當(dāng)?shù)夭少?gòu)的生鮮商品主要是因?yàn)楸ｕr原因不適于遠(yuǎn)途運(yùn)輸?shù)纳r商品，采購(gòu)渠道又可分為農(nóng)產(chǎn)品批發(fā)市場(chǎng)和城市周圍農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)基地。生鮮商品的品類包括蔬菜中的葉菜類；按照政府規(guī)定必須從當(dāng)?shù)厝饴?lián)廠采購(gòu)的鮮肉類產(chǎn)品；淡水養(yǎng)殖的鮮活水產(chǎn)品，部分副食產(chǎn)品(豆腐和豆制品，以及當(dāng)?shù)刂谱鞯男迈r糕點(diǎn)和熟食制品等)；各種半成品涼菜和切配菜等。

2、跨地區(qū)產(chǎn)地采購(gòu)：跨地區(qū)產(chǎn)地采購(gòu)的生鮮食品主要是可以在一定時(shí)間和距離內(nèi)遠(yuǎn)途調(diào)運(yùn)，或者經(jīng)過保鮮加工處理的生鮮的食品，它包括具有耐儲(chǔ)存、大批量大宗菜(大白菜、洋蔥、土豆和冬瓜等)；部分果實(shí)類水果(柑橘、蘋果、香蕉和箱裝水果等)；冷凍水產(chǎn)品；干鮮產(chǎn)品和保鮮封裝的加工制成品。

目前，超市生鮮區(qū)的經(jīng)營(yíng)品種很大程度上依靠當(dāng)?shù)氐牟少?gòu)貨源渠道，其主要原因：一是由于大量非標(biāo)準(zhǔn)化的生鮮商品因保鮮問題，不適于遠(yuǎn)途販運(yùn)；二是超市生鮮區(qū)的銷售流量無法支撐批量采購(gòu)，所以現(xiàn)在同一地區(qū)的超市生鮮經(jīng)營(yíng)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)商品雷同化的傾向，超市生鮮經(jīng)營(yíng)的特色未能得到發(fā)揮。

然而真正能形成品種、價(jià)格和新鮮度等渠道優(yōu)勢(shì)的還是產(chǎn)地采購(gòu)，包括城市周圍農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)基地和跨地區(qū)的產(chǎn)地采購(gòu)，這種渠道優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮會(huì)使超市生鮮經(jīng)營(yíng)更加生動(dòng)，運(yùn)作空間更加寬闊。但生鮮采購(gòu)渠道優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮程度是與連鎖超市生鮮經(jīng)營(yíng)規(guī)模(銷售量)和生鮮供應(yīng)鏈中配送體系的完善程度密切相關(guān)的。相信隨著農(nóng)產(chǎn)品保鮮運(yùn)輸問題的逐步解決和超市區(qū)域性連鎖規(guī)模的擴(kuò)大，跨地區(qū)采購(gòu)的品種和數(shù)量都會(huì)不斷增加，超市生鮮經(jīng)營(yíng)也會(huì)越來越豐富多彩。

三、生鮮食品采購(gòu)程序

1、接洽供應(yīng)商

坐等供應(yīng)商上門是一種方法，但對(duì)于生鮮食品來說價(jià)格、品種變化較大。采購(gòu)人員應(yīng)主動(dòng)前向批發(fā)市場(chǎng)、生產(chǎn)基地了解情況，這點(diǎn)對(duì)新開張的超市中顯得尤為重要。

要根據(jù)商品的不同類別將供應(yīng)商進(jìn)行分類，不同的采購(gòu)人員接待不同類別的供應(yīng)商，以提高洽談效率。

明確規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)提交的有關(guān)資料：具體包括供應(yīng)商的生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品的有關(guān)證明文件等。

要求供應(yīng)商提供樣品：在與供應(yīng)商洽談時(shí)，可以要求供應(yīng)商提供商品的實(shí)物樣品，以便采購(gòu)人員檢查和判斷。

2、采價(jià)

采價(jià)就是超市采購(gòu)人員在收到了供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)后，到市場(chǎng)上了解同類產(chǎn)品的價(jià)格，與供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，來確定取舍。

3、議定價(jià)格

超市采購(gòu)人員在采價(jià)后，要與供應(yīng)商面對(duì)面地商定供應(yīng)商品的價(jià)格。在商議前，采購(gòu)人員要做一定的準(zhǔn)備工作，通過各種途徑了解供應(yīng)商向其他超市的實(shí)際供貨價(jià)，再具體分析本超市的經(jīng)營(yíng)優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，以增加自己在價(jià)格談判中的砝碼，為本企業(yè)爭(zhēng)取到最優(yōu)的供應(yīng)價(jià)格。

超市采購(gòu)人員事先應(yīng)該確定一個(gè)可接受的最高價(jià)格，超過這個(gè)價(jià)格就應(yīng)該果斷地放棄，再尋求其他供應(yīng)商。

4、將商品導(dǎo)入賣場(chǎng)

采購(gòu)人員在確定了供應(yīng)商以后，要將準(zhǔn)備采購(gòu)的商品經(jīng)過規(guī)定的程序進(jìn)行報(bào)批，一經(jīng)通過就要著手導(dǎo)入市場(chǎng)的具體工作。

1） 根據(jù)超市的規(guī)定為商品確定一個(gè)代碼，以便對(duì)商品進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2)）建立商品檔案。要將商品的品名、規(guī)格、代碼、所屬部門等資料錄入超市的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，便于經(jīng)營(yíng)者及時(shí)了解該商品的銷售情況，進(jìn)行恰當(dāng)?shù)倪M(jìn)銷調(diào)存決策。

3） 首次進(jìn)貨。首次進(jìn)貨必須由采購(gòu)人員親自負(fù)責(zé)，集中進(jìn)貨，熟悉采購(gòu)?fù)ǖ?，了解供?yīng)商的實(shí)情，一旦發(fā)現(xiàn)不妥，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)方案。

四、生鮮食品采購(gòu)量的控制

生鮮食品按其保質(zhì)期長(zhǎng)短可分為二類：一是保質(zhì)期較長(zhǎng)的，可壓庫(kù)的商品，如冷凍食品；另一種是保質(zhì)期較短，不能壓庫(kù)產(chǎn)品，需當(dāng)日購(gòu)進(jìn)當(dāng)日銷售，如各種鮮活食品。

1、可壓庫(kù)商品采購(gòu)量的控制

1）最小庫(kù)存量。根據(jù)電腦資料中滾動(dòng)的N天的銷售量計(jì)算出某一商品的日平均銷售量，再根據(jù)商品到貨和加工配送的周期來確定最小的壓庫(kù)天數(shù)。如果一張訂單發(fā)下去，3天內(nèi)能到貨，再加上加工配送的時(shí)間2天，則壓庫(kù)時(shí)間為5天。

其計(jì)算公式：最小庫(kù)存量=某類商品日平均銷售量×(廠家將商品送達(dá)配送中心的天數(shù)+配送中心進(jìn)行加工的天數(shù)+配送中心將貨送達(dá)門店的天數(shù)+賣場(chǎng)中陳列量可銷售的天數(shù))

對(duì)一些沒有組建配送中心的連鎖企業(yè)，其計(jì)算公式為：最小庫(kù)存量=某類商品的日平均銷售量×(廠家將商品送達(dá)門店的天數(shù)+門店進(jìn)行商品加工的天數(shù)+賣場(chǎng)中陳列量可銷售的天數(shù))

2）最大庫(kù)存量：最大庫(kù)存量的確定要綜合考慮以下3方面因素：

①根據(jù)庫(kù)容量來確定。根據(jù)當(dāng)前保鮮設(shè)備的容量來計(jì)算庫(kù)存量，如果一個(gè)冷庫(kù)可存放10噸食品，分?jǐn)偨o每種食品的庫(kù)存容量是多少即可算出，這就是最大庫(kù)存量。

②根據(jù)保質(zhì)期來確定。其計(jì)算公式為：最大庫(kù)存量=(保質(zhì)期一廠家將商品送達(dá)門店天數(shù)一門店進(jìn)行加工的天數(shù))×日平均銷售量。

③根據(jù)最大采購(gòu)資金預(yù)算量來確定。其計(jì)算公式為：最大庫(kù)存量=預(yù)算資金÷商品單價(jià)

在最小庫(kù)存和最大庫(kù)存之間，超市可根據(jù)廠家發(fā)貨的批量大小以及相應(yīng)的價(jià)格折扣、運(yùn)輸費(fèi)用來確定一個(gè)合理的量值作為每次采購(gòu)的批量值。

2、鮮活食品的采購(gòu)控制

鮮活食品不能壓庫(kù)，沒有最大最小庫(kù)存量的限制，必須力爭(zhēng)當(dāng)天購(gòu)進(jìn)當(dāng)天售出。其理論采購(gòu)量等于日平均銷售量。

但實(shí)際超市運(yùn)作中可能會(huì)有一些商品無法當(dāng)日全部售出，因此，計(jì)算公式為：

采購(gòu)量=某日銷售預(yù)測(cè)值一前日商品庫(kù)存值

鮮活食品一般采用簽訂永續(xù)訂單的形式，簽訂一張合同，可以分多次交貨。對(duì)于由總部(或配送中心)集中進(jìn)貨的，總部有了永續(xù)訂單后，門店可以根據(jù)這張訂單來填補(bǔ)貨申請(qǐng)單，并實(shí)時(shí)傳到總部，總部經(jīng)過審核后，將各個(gè)門店所需的鮮活食品的品種、數(shù)量匯總，然后發(fā)送給各個(gè)供應(yīng)商。

五、生鮮食品采購(gòu)合同的內(nèi)容規(guī)定

1、配送問題的規(guī)定

生鮮食品主要是供給日常生活所需，要求商品周轉(zhuǎn)很快。此時(shí)如欲保證充分供應(yīng)，就必須依靠供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)配送商品。因此，在配送方式、配送時(shí)間、配送地點(diǎn)、配送次數(shù)等方面，通常在采購(gòu)時(shí)就要和廠商在合同中予以規(guī)定，并要清楚規(guī)定廠商若違反了規(guī)定必須承擔(dān)的責(zé)任。

2、缺貨問題的規(guī)定

若出現(xiàn)缺貨現(xiàn)象，必然會(huì)影響生意。因此應(yīng)規(guī)定一個(gè)比例，要求廠商缺貨時(shí)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，以保證廠商能準(zhǔn)時(shí)供貨。例如：容許廠商的欠品率為3％，超過3％時(shí)，每月要付1萬元罰金等。

3、商品品質(zhì)的規(guī)定

進(jìn)行商品采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)了解商品的成分及品質(zhì)等是否符合政府衛(wèi)生部門或工商行政等部門的規(guī)定。但因?yàn)椴少?gòu)人員的能力并不足以判斷各種商品的成分，因此在采購(gòu)時(shí)，必須要求廠商在合同中作出保證符合政府法律規(guī)定的承諾，并提供政府核發(fā)合法營(yíng)業(yè)的證明，以確保在商品銷售中不會(huì)出現(xiàn)問題。

4、價(jià)格變動(dòng)的規(guī)定

生鮮食品價(jià)格變動(dòng)較大，在鮮活食品簽訂永續(xù)訂單時(shí)，要對(duì)未來價(jià)格變動(dòng)的處理作出規(guī)定，如在價(jià)格上漲時(shí)，要在調(diào)整生效前通知超市并經(jīng)超市同意方為有效等。

5、付款的規(guī)定

采購(gòu)時(shí)，支付貨款的日期是一種采購(gòu)條件，在合同中須對(duì)付款方式有所規(guī)定。例如：對(duì)賬日定在每月的哪一天、付款日定在哪一天、付款方式等均要明確，并請(qǐng)廠商遵守。

6、退貨的規(guī)定

超市最頭痛的問題便是退貨，廠商送貨很快，但退貨卻不積極。但若不退貨，店的利益就會(huì)受損，因此必須制定退貨規(guī)定。比如規(guī)定出現(xiàn)哪幾種情況下可退貨、費(fèi)用如何分?jǐn)偟取?/p>

六、生鮮食品供應(yīng)商的管理

1、廠商分類與編號(hào)

生鮮食品范圍比較廣泛，故應(yīng)對(duì)廠商進(jìn)行分類管理。比如分成果菜類的供應(yīng)廠商、日配類的供應(yīng)廠商，再依各類別編號(hào)，給予每一個(gè)廠商一個(gè)編號(hào)。這種編號(hào)大概4位碼就可以了。

2、廠商基本資料檔的建立

將每一廠商的基本資料，包括公司名稱、地址、電話、負(fù)責(zé)人、資本額、經(jīng)營(yíng)許可證、營(yíng)業(yè)額等，建立成基本資料卡，由電腦存檔并管理。

3、各廠商商品臺(tái)賬的建立

對(duì)于同一廠商所供應(yīng)的商品的進(jìn)價(jià)、售價(jià)、規(guī)格、數(shù)量、毛利率等商品資料要建立臺(tái)賬，進(jìn)價(jià)或規(guī)格有所變更時(shí)要及時(shí)修改。

4、廠商銷售數(shù)量的統(tǒng)計(jì)

對(duì)于每家廠商的產(chǎn)品的銷售量、銷售額必須予以統(tǒng)計(jì)，作為議價(jià)談判的籌碼。