作者 | 物流麻將胡

來源 | 物流沙龍

一位朋友所在的物流公司曾承運(yùn)過某家硬件公司的一票貨物價(jià)值較高的產(chǎn)品，后來又委托給了某個(gè)體運(yùn)輸戶實(shí)際承運(yùn)，此個(gè)體運(yùn)輸戶在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交貨后不久，各方的運(yùn)輸費(fèi)用也都結(jié)清了。

但在交貨時(shí)間一年后，該硬件公司找到朋友所在的物流公司之前的收貨代表否認(rèn)收到了貨物，他們收不回貨款。原來在委托承運(yùn)該票貨物之前，雙方簽訂的運(yùn)輸合同中沒有明確回單未返回的責(zé)任，而實(shí)際承運(yùn)的個(gè)體戶收到的簽收單后沒有返回，并早已遺失……

朋友所在的公司雖然已經(jīng)針對(duì)此事報(bào)案，但由于時(shí)間過久，證據(jù)早已找不到了，只能先墊資賠付該硬件公司。因?yàn)閷?duì)“回單管理”的不重視，類似的慘痛教訓(xùn)比比皆是。

在物流中，回單有著舉足輕重的作用，它是發(fā)貨人與收貨人雙方交易的證明，即貨物完成運(yùn)輸?shù)膽{證，也是與物流公司結(jié)算的重要依據(jù)。

可能對(duì)于很多人而言，對(duì)于回單比較深刻地感受，大多是回單返回期過長(zhǎng)，以致于幾個(gè)月甚至一年前的回款還沒回來。

下圖是一個(gè)完整的傳統(tǒng)TMS流程圖，非常詳細(xì)地顯示了關(guān)于回單的整個(gè)流程，也明晰了回單最終是和財(cái)務(wù)結(jié)算掛鉤的，如果回單沒有返回，財(cái)務(wù)便無法開展對(duì)賬、開票等工作，賬期也自然無限期延長(zhǎng)，甚至變成爛賬。

傳統(tǒng)TMS流程圖

從圖中，我們可以發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的回單管理中僅有運(yùn)作流程，沒有回單管理系統(tǒng)，那市場(chǎng)上有沒有專門的回單管理系統(tǒng)？

當(dāng)然有，比如云鳥的線上回單管理系統(tǒng)，據(jù)了解其線上回單及時(shí)率達(dá)99%。借著研究目前B2B行業(yè)回單的痛點(diǎn)，小編帶著好奇心采訪了云鳥科技的產(chǎn)品總監(jiān)魏錸，以下為采訪實(shí)錄，略有修改。

小編：云鳥的回單管理系統(tǒng)是怎么做的？

魏總：分為線上和線下。

線上：司機(jī)將已簽署的回單在配送完成的2小時(shí)內(nèi)拍照上傳至云鳥后臺(tái)?？蛻舨挥玫却€下回單送回，就可以在鳥眼客戶端查看回單的照片，并及時(shí)監(jiān)控回單是否有異常狀況。

而線上回單傳輸?shù)募磿r(shí)性，可以幫助客戶壓縮下游結(jié)款賬期，減少資金壓力。如果客戶的系統(tǒng)支持API對(duì)接，云鳥平臺(tái)的回單系統(tǒng)可無縫對(duì)接至客戶的系統(tǒng)。

線下：司機(jī)在簽收回單的48小時(shí)之內(nèi)將回單寄給云鳥辦公室或客戶。回單被雨淋了或者有污跡，貨主是可以不確認(rèn)回單的。

小編：云鳥的B2B回單模式是不是云鳥的一種核心競(jìng)爭(zhēng)力？

魏總：是云鳥的核心競(jìng)爭(zhēng)力，因?yàn)樾纬闪私桓兜耐暾]環(huán)，司機(jī)必須在回單完成之后，運(yùn)費(fèi)才能結(jié)賬。

小編：云鳥的回單模式相對(duì)于同行有什么顯著的優(yōu)勢(shì)？

魏總：相對(duì)于同行而言，主要有甲方很注重的三點(diǎn)。

A. 永久保存回單。在搬倉庫或人員變動(dòng)等情況，回單是很容易遺失的，且一般回款期為30-40天，在幾重因素下，回單遺失的幾率更大。而云鳥將永久保留客戶的回單照片，客戶遺失回單導(dǎo)致下游貨款不能結(jié)賬或產(chǎn)生法律糾紛，可隨時(shí)登陸鳥眼端下載歷史回單照片。與此同時(shí)，云鳥承諾回單永不外泄，可簽署保密協(xié)議。

B. 響應(yīng)速度。在云鳥上，司機(jī)必須在配送完2小時(shí)之內(nèi)上傳回單。在云鳥系統(tǒng)上，線上回單及時(shí)率達(dá)99%。

C. 云鳥支持以回單為依據(jù)與貨主結(jié)算運(yùn)費(fèi)，這個(gè)也是很多同行所沒有的。

小編：云鳥回單進(jìn)度界面上顯示，回單交付需等待客戶和云鳥確認(rèn)，這個(gè)過程在1-7天，響應(yīng)速度在這期限內(nèi)是合理的嗎？

魏總：在1-7天內(nèi)，是云鳥或客戶的回單確認(rèn)交付時(shí)間，貨主需要確認(rèn)回單信息是否正確，如有異常，貨主是可以不確認(rèn)回單的，司機(jī)需在當(dāng)?shù)亟鉀Q回單簽收問題。

據(jù)悉，云鳥平臺(tái)的司機(jī)都是經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，基本都會(huì)按客戶要求簽署回單，此舉也大大降低了回單簽收的異常率。如有配送異常，云鳥將第一時(shí)間提供救援并進(jìn)行雙賠付。

小編在對(duì)回單管理的痛點(diǎn)進(jìn)行分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)有幾個(gè)分階段性的建議可供參考：

首先，在選擇承運(yùn)商時(shí)，要選擇管理規(guī)范（有業(yè)務(wù)運(yùn)作標(biāo)準(zhǔn)）、講信譽(yù)的企業(yè)；

其次，與客戶之間要加強(qiáng)溝通。在簽合同時(shí)，建立環(huán)環(huán)相扣、逐次傳遞的合同委托關(guān)系，發(fā)貨人對(duì)收貨人負(fù)有賠償責(zé)任，貨運(yùn)公司對(duì)發(fā)貨人負(fù)有賠償責(zé)任，同時(shí)承運(yùn)司機(jī)又對(duì)貨運(yùn)公司承擔(dān)賠償責(zé)任。并有明確的回單要求和標(biāo)準(zhǔn)、約定以回單為結(jié)算依據(jù)以及回單和KPI 結(jié)算的關(guān)系，運(yùn)費(fèi)單結(jié)改為月結(jié)的方式；

然后，擁有一套完整的回單管理系統(tǒng)作為支撐，在貨物運(yùn)輸完成前后，能夠及時(shí)跟蹤反饋承運(yùn)商回單返還情況，并協(xié)約好回單原件返回辦法，比如找某家快遞費(fèi)用到付返回或傳真等；

最后，如沒有及時(shí)返單造成發(fā)貨方被客戶投訴，根據(jù)合同向承運(yùn)商追責(zé)，并隨時(shí)補(bǔ)充承包運(yùn)力商資源庫，儲(chǔ)備備用資源，形成競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

很多行業(yè)正存在的問題，正如俗話所說的，久病不愈，終成沉疴。大家是時(shí)候提高對(duì)“回單管理”的重視度了。

此文系作者個(gè)人觀點(diǎn)，不代表物流沙龍立場(chǎng)

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