項目管理的過程,絕不是項目經理按照自己的個人意志,想怎么樣就怎么樣,而是只能在一定的邊界范圍內做事情。影響項目目標達成的因素有很多,但最重要的是時間、成本和范圍,這三要素構成了項目的質量。
對于項目發(fā)起人或者投資人而言,他們總希望用最低的成本、最短的時間,來完成最大的項目范圍。
對于項目經理而言,就是在時間、成本、范圍之間找到一個合適的平衡點,以便項目所有的干系人相對都能盡可能滿意。超出了這三條邊,輕則導致項目目標出現(xiàn)偏差,重則導致項目非正常關閉。
就是規(guī)定項目需要多長時間完成,或者規(guī)定在某個具體日期前完成,這里面涉及到多個因素,比如,完成項目目標涉及到多少個活動,項目的活動在時間上的要求,各活動在時間安排上的先后順序,項目的進度應該如何推進,當項目的推進進度與計劃發(fā)生差異時,如何重新調整以保證項目按期完成等。
在項目管理中,項目經理可以使用“甘特圖”,甘特圖也稱為條狀圖,是在1917年由亨利·甘特開發(fā)的,橫軸標注時間,縱軸標注項目的活動,線條也就是我們說的條狀圖。它能非常直觀地顯示每項活動計劃在什么時間進行,以及實際進行到了什么程度。
在實際操作中,就是將項目大任務拆分成一系列能更方便管理的小任務,然后將這些小任務排好順序,把依賴性關系連結好,并且確定每個小任務的完成時間(或者所需要的時長),再分配給項目組的成員。
項目的核心工作,就是整合各種資源來達成目標,而各種資源都是“有價”的。對于倉儲項目階段來說,這個“成本”包含三大類,場地、人力和設備。
場地成本,自建倉庫,涉及到倉庫的固定資產折舊費用;外部租賃,涉及到租金、物業(yè)費、以及倉庫的裝修改造費用;
人力成本,自有員工,涉及到人員的工資、福利、保險等人工成本;勞務外包,涉及到交易成本;
設備成本,購買設備(存儲設備,如貨架;搬運設備,如叉車),涉及到購買費用(在財務上以固定資產折舊費用體現(xiàn)),設備的維修保養(yǎng)費用等;租賃設備,涉及到設備租金及其他維修保養(yǎng)費用;
項目成本的計算,通常是用花費多少資金來衡量,關鍵是通過成本核算,讓項目干系人了解在當前的成本約束下,所能完成的項目范圍及時間要求。當項目的范圍與時間發(fā)生變化時,會產生多大的成本變化,以決定是否變更項目的范圍,改變項目的“進度”,或者,追加項目的投資。
作為項目經理,首先必須搞清楚項目的目標,準確把握項目發(fā)起人期望通過項目獲得什么樣的產品或服務。對于項目的范圍約束,很容易忽視項目的商業(yè)目標,而偏向技術目標(比如,高標準的貨架倉庫相比較平面庫存儲,確實看上去更高大上,效率也更高,但是成本也隨之增加了),導致項目最終結果與項目干系人期望值之間的差異。
項目的范圍可能會隨著項目的進展而發(fā)生變化(比如,在項目管理階段,客戶增加了新的業(yè)務需求),從而與時間和成本等約束條件之間產生沖突,因此面對項目的范圍約束,項目經理應當做好項目范圍的變更管理。
項目經理在做項目范圍的變更管理時,不要走極端,既要避免無原則的變更項目的范圍,也要平衡時間與成本的約束,在取得項目干系人的一致意見的情況下,合理地按程序變更項目的范圍。
倉儲項目管理的精髓在于平衡時間、成本與范圍三要素,確保項目在既定邊界內高效推進。
項目經理需精準把握項目目標,利用甘特圖等工具細化任務,監(jiān)控進度;同時,精細核算成本,合理配置資源;并注重范圍管理,確保項目不偏離商業(yè)目標。
靈活應對范圍變更,在干系人共識基礎上,合理調整項目計劃,以實現(xiàn)項目成功。
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