如果你在一家小公司做采購，其實你并不需要流程，因為死板的流程會扼殺小公司的靈活性。但是，當公司發(fā)展得越來越大，流程就變得十分重要了，因為采購管理者需要通過流程控制實現(xiàn)業(yè)務合規(guī)和效率提升的目的。

作為采購管理者，首先要學習如何搭建合規(guī)的采購流程。

常規(guī)的采購流程包含預算、請購、詢價、比價、訂單或合同、驗收、入庫、發(fā)票和付款等9個步驟。

最基本的合規(guī)控制原則是“四分開原則”，即申請采購、下發(fā)訂單、驗收入庫和付款由4個不同的人來執(zhí)行，避免個人權力過大、弄虛作假。

下面按照從預算到付款的次序，介紹9個步驟的合規(guī)管理。

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預算

預算是財務部門制作資金計劃的依據(jù)，是銷售部門制作報價單的依據(jù)。

采購的使命是把采購價格控制在預算范圍以內。

公司預算的來源有下列3種。

●采購申報。其優(yōu)點是快速準確，其缺點是采購降本的動力不足。

●使用部門申報。其優(yōu)點是不讓采購既做預算又控制價格，其缺點是預算天上一腳、地上一腳，非常不準確。

●將上一年的采購價格削減作為本年的預算。其優(yōu)點是能給采購壓力，可以快速降本；其缺點是公司缺乏增值理念，過度依賴低成本競爭，可能導致采購人員大量流失。

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請購

請購是采購對使用部門輸入的控制點。

請購可以分為計劃內預算內請購、計劃內預算外請購和計劃外請購。

從內控的角度來看，既在計劃內又在預算內的請購是最符合管理要求的，這時要考慮簡化審批流程。

對于在計劃內但是超預算的請購，使用部門和采購部門要一起分析超預算的原因，形成報告并提交上級領導審批，通知財務修改預算。

對于計劃之外的請購，使用部門要向主管領導解釋原因，重新申請預算，經(jīng)過審批后執(zhí)行。

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詢價

詢價環(huán)節(jié)是違規(guī)的重災區(qū)。

一家公司如果沒有非常完善的詢價工具和監(jiān)控機制，就會發(fā)生3種典型的違規(guī)：

●采購一人控制整個詢價環(huán)節(jié)，將目標價格泄露給某家供應商，失去公平性；

●公司內部人員在詢價期間打聽各供應商報價情況，之后給某家供應商通風報信；

●供應商相互串標，哄抬價格。

最好的控制辦法是把詢價的主導權全部交給采購，并要求公司其他人員不得參與招標。這樣做一方面可以給采購充分的信任；另一方面如果出了問題，責任都是采購的，便于追究。

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比價

比價是內控的重點。

在完成詢價之后，采購要填寫比價表，體現(xiàn)中標價格低于預算的比例。審批者要知道比價表的兩個要點。

●中標價格低于或高于預算的比例和原因。一般在10%以內還算合理，如果過低或者過高，就要考慮預算是否有誤或者采購價格是否不合理。

●訂單金額越大，參與比價的供應商數(shù)量應越多。例如，企業(yè)可以規(guī)定5萬元以上的訂單要有至少3家供應商比價；1萬元到5萬元的訂單至少要有2家供應商比價。

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訂單或合同

訂單或合同是采購活動的法律控制點。

對于簽署長期供貨協(xié)議的供應商，采購只需要下訂單；對于沒有簽過合同的采購任務，采購首先要跟供應商擬定合同，簽字蓋章生效后再執(zhí)行合同。

這會涉及下列3個控制點：

① 合同和訂單的模板。在有法務的公司，采購要讓律師提供所有合同和訂單的模板。在沒有法務的公司，采購只能用其他公司的合同文本作為模板。

② 分級審批。訂單金額越大，供應商違約后公司承擔的風險和損失也就越大，這就需要對不同級別的員工按照不同金額設置審批權，達到兼顧風險與效率的目的。

③ 有的公司會要求財務總監(jiān)和運營總監(jiān)參與審批金額較大的訂單。

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驗收

驗收是供應商完成訂單的依據(jù)。

對于直材，驗收是指來料檢驗；對于設備，驗收是指功能和節(jié)拍檢測；對于土建，驗收是指外觀和耐久性檢查。

驗收的控制點主要有兩個。

① 專職負責驗收或者多部門聯(lián)合驗收。對于直材，質量工程師是專職負責來料檢驗的，一般不會有合規(guī)問題；對于間材，來料往往沒有人檢查，導致使用部門獲得評價權，容易指定供應商。這就需要采購深入使用現(xiàn)場驗證其反饋是否屬實，以此控制合規(guī)性；對于設備，采購可以要求工藝部和生產部聯(lián)合驗收，雙方都簽字才能生效；對于土建，采購可以要求土建工程師、生產部和物流部一起驗收簽字，確保合規(guī)。

② 驗收時間要跟合同規(guī)定相符。有些使用部門并不知道供應商對驗收時間的要求（例如，到貨后1個月內甲方需完成驗收，否則默認為驗收合格），因此到貨后采購要提醒使用部門盡快驗收，如遇問題盡快反饋，否則一旦時間錯過，公司就可能遭受損失。

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入庫

入庫是采購與倉庫的工作交接點。

直材和間材都需要入庫，這個環(huán)節(jié)不需要采購親自到場。

很多公司的做法是安排一名庫管員同時完成系統(tǒng)和實物的入庫操作，這造成了很大的違規(guī)風險，俗稱“走空”?！白呖铡痹诤芏喙径及l(fā)生過。由于消耗品沒有驗收環(huán)節(jié)，供應商可以送來一批手套后又將其取走。庫管員在系統(tǒng)中錄入數(shù)據(jù)，第二天使用部門的領料員在系統(tǒng)中做手套領取的操作，財務沒有辦法驗證。

針對這種問題，合規(guī)管理辦法如下：

●實物入庫和系統(tǒng)入庫的操作分別由入庫員和倉庫主管負責。倉庫必須每天做來料盤點，確保賬物相符。

●廢物留存，財務檢查。例如，領料部門做領取300雙手套的操作，之后說用完廢棄了。財務可以要求領料部門必須保留廢棄的300雙手套，經(jīng)過財務檢查后才能憑舊手套領取新手套。

一進一出，兩頭控制，就能杜絕“走空”。

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發(fā)票

采購要確保發(fā)票準確無誤。

在一些國際化大公司，供應商的發(fā)票直接送到財務，而不是由采購收到發(fā)票后請款。這樣做可以避免采購既控制價格又控制付款，因權力過大而產生違規(guī)問題。但是，一般的公司財務沒有能力跟供應商對賬，這就需要采購來收發(fā)票做請款。既然由采購來做，就需要注意下列3個控制點。

① 發(fā)票內容要準確。如果等到付款日才發(fā)現(xiàn)發(fā)票有問題，供應商只能到稅務局將發(fā)票作廢再重新開具發(fā)票，這會耽誤賬期。

② 發(fā)票提交要及時。有的采購忙起來就會忘記請款，導致發(fā)票過了6個月的有效期，供應商必然投訴。

③ 避免個別采購權力過大。按時付款率作為衡量采購業(yè)績的重要指標，一定要落實到位，這關系到企業(yè)的信譽。

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付款

付款是一個采購業(yè)務的終點。

付款的操作和審批由財務和總經(jīng)理負責，但采購要參與下列3件事情。

●采購需要知道是否會按時付款，以避免供應商因為付款出問題而漲價或停止供應。當公司的現(xiàn)金流不足時，采購需要協(xié)助財務與供應商協(xié)商延遲付款。

●在年底或年初，采購需要支持財務與供應商的對賬工作。

●在價格變化和稅率變化時，采購需要通知財務何時開始執(zhí)行新價格以及從哪個訂單開始執(zhí)行。

最后，跟搭建合規(guī)的采購流程相關的知識還包括各種單據(jù)的模板設計、單據(jù)編號規(guī)則、物料編碼規(guī)則、訂單與合同的保管等。這部分知識比較煩瑣，讀者可以在網(wǎng)上尋找相關資料學習。