ERP是企業(yè)資源計劃Enterprise Resource Planning的縮寫，我們可以把它看作是一個大型數(shù)據(jù)庫，其中有許多的模塊和各類數(shù)據(jù)，通過共享的平臺打破數(shù)據(jù)的孤島，這是ERP的基本原理。

在ERP中，數(shù)據(jù)大體上可以分為三種，分別是組織機構(gòu)數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)和交易數(shù)據(jù)。

一

組織機構(gòu)數(shù)據(jù)

ERP是B2B業(yè)務的系統(tǒng)，所以是在許多組織之間開展業(yè)務和傳輸相關(guān)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)首先要包含一家企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，比如公司名稱、工廠代碼、銷售區(qū)域、開戶銀行諸如此類的信息。

當公司的規(guī)模越來越大，就會出現(xiàn)分公司，比如在北京設立配送中心、在山東開設工廠，如果這些分公司都是獨立法人，那就要“自立門戶”，負責各自的財務損益表，在ERP里不能混為一談。

組織機構(gòu)數(shù)據(jù)代表了公司的結(jié)構(gòu)，它與供應鏈管理的相關(guān)性較弱，所以不是本文重點討論的話題，我們更關(guān)心另兩種數(shù)據(jù)。

二

主數(shù)據(jù)

主數(shù)據(jù)Master Data，相信許多人對這個名字不陌生。在ERP系統(tǒng)中有很多種的主數(shù)據(jù)，比如在銷售模塊里，包括了客戶名稱、送貨地址、銷售產(chǎn)品型號、價格等等。

供應鏈管理更關(guān)注于物料的主數(shù)據(jù)，因為我們的工作是把原材料加工成為成品，所以總是在和物料打交道。

盡管我們面對的是同一顆物料，但是不同的職能部門關(guān)注的主數(shù)據(jù)是不一樣的。

這是什么意思呢？假設我們銷售的商品是盒裝牛奶，財務的主數(shù)據(jù)是商品的分類、客戶賬號，銷售關(guān)注的是價格、折扣策略，與庫存和運輸管理相關(guān)的是商品的最小起訂量、生產(chǎn)周期和包裝結(jié)構(gòu)等等。

以包裝結(jié)構(gòu)為例，我們在超市里看到的盒裝牛奶是以SKU為單位陳列在貨架上的，這是商品最小的包裝單位。

超市在進貨的時候，通常是以箱為單位，大型會員店則是用托盤。盒、紙箱和托盤，這些就是商品包裝結(jié)構(gòu)，每種容器類型對應的SKU數(shù)量是不一樣，如下圖。

假設每箱里有24件商品，一個托盤可以擺放60箱，那就可以知道每托盤上的商品數(shù)量是1440件。

重量和體積并不是簡單地乘以單位數(shù)量，還要考慮紙箱和托盤本身的重量，以及容器的內(nèi)尺寸。這些包裝結(jié)構(gòu)的主數(shù)據(jù)可用于計算倉庫所需面積和選擇運輸車輛類型。

舉個例子，一家超市客戶采購了200箱牛奶，根據(jù)主數(shù)據(jù)就能算出這票貨物是3個托盤，另加上20箱，公式如下，

200箱牛奶=（每托盤數(shù)量60箱×3）+20箱

同時也能計算出相應的體積和重量，如下圖。

有了商品的主數(shù)據(jù)以后，在預定運輸車輛時就能立即得出貨物的重量和體積，不需要再去詢問倉庫，可以節(jié)省下不少的時間。

給客戶的最小起訂量（Minimum Order Quantity，簡稱MOQ）也應以紙箱或者托盤為單位，倉庫可以避免重新包裝的環(huán)節(jié)，提高出庫操作效率。

不同的流程和部門對于主數(shù)據(jù)有著各自的視角和用途，而主數(shù)據(jù)的狀態(tài)是“相對靜止”的，它不是在隨時隨刻會變化的數(shù)據(jù)。

除非情況發(fā)生改變，主數(shù)據(jù)不會被隨意修改。例如牛奶每箱的包裝結(jié)構(gòu)數(shù)量從24盒減少到了20盒，我們就需要在ERP中更新數(shù)據(jù)。而客戶訂單從200箱增加至300箱，這與主數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)無關(guān)，就不用進行改動。

從另一方面看，由于主數(shù)據(jù)會影響到ERP系統(tǒng)中多個流程和部門，所以它的準確性就很重要，一個簡單的錯誤會給庫存和運輸操作結(jié)果帶來很大的負面影響，可以說是“差之毫厘，謬以千里”。

三

交易數(shù)據(jù)

與主數(shù)據(jù)狀態(tài)的“相對靜止”相比，交易數(shù)據(jù)更趨于是“實時更新”。交易數(shù)據(jù)的英文是Transaction Data，在ERP的語言中，并不是只有把商品賣給客戶才叫交易，而是指商品在系統(tǒng)中被處理的活動，描述發(fā)生的事件的數(shù)據(jù)。

當原料達到倉庫，工人在完成清點后要在系統(tǒng)里做收貨處理，這個步驟就會產(chǎn)生交易數(shù)據(jù)。原料在入庫后要存儲在貨架上，這又是一項活動，同樣會產(chǎn)生交易數(shù)據(jù)。

在交易數(shù)據(jù)里，會記錄下何時When、何地Where、何人Who、做了什么事情What、多少數(shù)量How Many。

交易數(shù)據(jù)可以用于分析，它包含了所有與供應商和客戶之間的業(yè)務往來。從原材料的采購交易數(shù)據(jù)中，我們可以匯總在過去一段時間內(nèi)的采購訂單，這是確實的訂單Firm Order，以此計算是否有足夠或過量的原料。

在回顧采購費用節(jié)省時，可以把倉庫已經(jīng)收到貨物的交易數(shù)據(jù)從系統(tǒng)中提取出來，匯總后與采購預算進行比對，看看是否實現(xiàn)了節(jié)省的目標。

想要查看每個客戶的銷售量，只要把倉庫實際發(fā)貨數(shù)量和銷售價格數(shù)據(jù)導出，經(jīng)過簡單的處理后就能一目了然。

交易數(shù)據(jù)是儲存在公共數(shù)據(jù)庫里，從中直接獲取的數(shù)據(jù)是無法做假的，是最真實的，可以幫助我們分析出運營KPI異常的根本原因。交易數(shù)據(jù)是事務性的記錄，也是組織數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)的組合。