數(shù)字化轉型話題越來越熱了，這說明低效率的工作模式是許多人的痛點。一些企業(yè)已經(jīng)上了各種各樣的信息系統(tǒng)，但實際使用效果并不太好。

根據(jù)我多年的經(jīng)驗發(fā)現(xiàn)，很少有人會贊揚自家的系統(tǒng)好用，更多的情況是吐槽系統(tǒng)“睿智”。今天的文章就來分析探討一下其中的原因。

一、造成系統(tǒng)不好用的原因有哪些？

我們先來了解系統(tǒng)是怎么搭建起來的。

信息系統(tǒng)都是預先開發(fā)好的，標準化的系統(tǒng)，并且是為了適用于大部分的運營場景而設計出來的。比如ERP軟件服務商在訪談了數(shù)以千計的客戶后，總結出了行業(yè)的最佳實踐，然后設計出了一套通用性強的系統(tǒng)，足以滿足80%的客戶需求。

另外20%是各個垂直細分領域的特殊情況，這些特殊性主要來源于產(chǎn)品、工藝、原料和銷售模式等，很難再協(xié)調(diào)成標準化的應用。

想要定制化開發(fā)，需要另外付錢，總體項目成本就可能會超出預算。另外定制化程度越是高，系統(tǒng)后期升級維護的費用也越高。

這套項目開發(fā)實施的方法論是久經(jīng)考驗的，沒有問題的。為什么大家對系統(tǒng)還有許多抱怨呢？問題可能出在了這幾個方面。

一個信息系統(tǒng)項目的實施團隊主要是外部顧問和內(nèi)部團隊，顧問都是富有經(jīng)驗的，一般不會出大問題。

內(nèi)部團隊由IT和業(yè)務部門組成實施小組，在他們之上還有項目總負責人，一般是公司高層，不具體參與項目，主要是提供各類的支持，協(xié)調(diào)內(nèi)部資源。

業(yè)務部門的輸入非常重要，但這塊往往會被忽視。一些部門的負責人對項目不重視，對系統(tǒng)不了解，在項目開發(fā)階段提不出任何意見。

結果可想而知，系統(tǒng)上線以后，系統(tǒng)使用者發(fā)現(xiàn)一些別扭不合理的地方，想要更改應用，被告知需要增加費用。開局不利，大家對系統(tǒng)的第一印象就不太好了。

接下來又發(fā)生了什么？我們的商業(yè)場景發(fā)生了變化，而系統(tǒng)還停留在原地。一般是先有了流程，然后才有的系統(tǒng)，用句行話說，系統(tǒng)就是把流程固化下來。這樣的好處是使用者都能按照標準流程操作，確保運行的結果不會跑偏。

這條規(guī)則特別適用于公司內(nèi)部流程，比如倉庫領料，應該是根據(jù)生產(chǎn)計劃，倉庫配料，然后送上產(chǎn)線，最后過賬，這樣庫存數(shù)量就不會出錯。

但是供應鏈有許多外部的協(xié)同，流程經(jīng)常是會改動的，比如商品以前是賣給經(jīng)銷商的，現(xiàn)在直發(fā)給消費者了，發(fā)貨的模式和流程變了，系統(tǒng)里的設計也應該更改。

可是所有的系統(tǒng)變動都是要收費的，其實這也很正常，想要修改應用，軟件服務商就需要投入人工，這就是成本，不可能免費來服務客戶。

但是用戶體驗就比較差，覺得服務商做什么事情都要收費，領導還不給批，最后只能忍一下，把系統(tǒng)線上操作改為線下手工操作，漸漸地就脫離了系統(tǒng)，于是就有了“這系統(tǒng)不好用”的負面情緒。

公司業(yè)務越來越多，運營也就越來越復雜，工作就要精耕細作，需要不同的系統(tǒng)來支持業(yè)務運行。如果是由不同服務商提供的系統(tǒng)，它們之間的數(shù)據(jù)庫可能是不互通的，員工在ERP里操作了一遍，還要在別的系統(tǒng)里再做一遍，產(chǎn)生了大量重復輸入數(shù)據(jù)的情況。

為了預防系統(tǒng)崩潰，確保數(shù)據(jù)準確性，還要在Excel里再做一遍手工賬，做到后來就是徹底暈了。昂貴的系統(tǒng)逐漸成了擺設，感覺還不如電子表格靠譜。員工對系統(tǒng)喪失信心，感覺越用越爛。

二、如何恢復對信息系統(tǒng)的信心？

1．端正態(tài)度，堅持使用系統(tǒng)

想要恢復對系統(tǒng)使用的信心，首先要端正態(tài)度。從上至下要有統(tǒng)一的思想，系統(tǒng)雖不太好用，但是依然要相信系統(tǒng)，畢竟它是參考了大量最佳實踐而開發(fā)出來的，在許多行業(yè)、企業(yè)里獲得了成功應用，必然是有它的道理在里面。

系統(tǒng)的架構者在設計的時候花了許多心思，我們需要在使用過程中進行探索，才能慢慢地理解其中的邏輯。不要因為大家說系統(tǒng)很爛，就人云亦云，放棄使用系統(tǒng)。

當我們在系統(tǒng)操作時發(fā)現(xiàn)問題的時候，有些人不去深究其中的原因，簡單地把問題歸咎于系統(tǒng)不好用。系統(tǒng)不會說話，不能為自己反駁，就成了背鍋俠。

我們應該從事實出發(fā)，通過數(shù)據(jù)分析，找出問題的原因，最后糾正錯誤。只有端正我們的態(tài)度才能開始恢復信心。

2．培訓員工的數(shù)字化思維

為了更好地使用信息系統(tǒng)，我們需要培養(yǎng)員工的數(shù)字思維。系統(tǒng)架構的應用之間是有邏輯關系的，而且非?？b密。

使用者在執(zhí)行日常操作之外，還應該去了解一下系統(tǒng)的邏輯關系。為了做到這點，員工應該對數(shù)字有些感覺，慢慢地訓練邏輯思維能力。

我們可以從Excel的使用入手，逐漸來理解字段、工作表、數(shù)據(jù)匯總這些概念。大家不要小看Excel，默認這是所有人應該掌握的技能，從實際情況上來看，許多人的Excel技能還停留在初級階段，可能連排序都不太會用，更別說是稍微復雜一點的公式和數(shù)據(jù)透視。

通過熟練掌握Excel，然后進階學一點點數(shù)據(jù)關聯(lián)，對于理解系統(tǒng)背后的邏輯是非常有幫助的，這需要有一個循序漸進的訓練過程。員工的數(shù)字思維能力培養(yǎng)起來了，面對系統(tǒng)應用也就更有信心，能夠主動、準確地提出合理的改進意見，逐漸完善系統(tǒng)的功能。

3．堅持Single source of truth的原則

Single source of truth就是單一數(shù)據(jù)源，經(jīng)常有這種情況，我們在一個系統(tǒng)或表格里輸入了一遍數(shù)據(jù)，但還需要在另一個地方重復一遍輸入動作，這是毫無意義的重復勞動，純屬浪費。

造成這種現(xiàn)象的根源是數(shù)據(jù)之間不能互通，對于數(shù)據(jù)量較少的情況，手工做一下可以接受。但遇到數(shù)據(jù)量很大的情況，你怎么辦？

我們應該思考如何只需要輸入一次數(shù)據(jù)，就可以同步到關聯(lián)的表單之中。Single source of truth可以簡化工作，提高效率和數(shù)據(jù)輸入的準確性。培養(yǎng)這種思維也屬于數(shù)字思維的一部分，需要多加練習。

部門管理者應該深度了解系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸問題，幫助員工解決操作上的困擾，有些系統(tǒng)改進花不了多少錢，但效果很好。主動地消除使用上的問題，比如數(shù)據(jù)源，就能夠提升員工對信息系統(tǒng)操作的積極性，重拾對它的信心。

我們很容易會陷入信息化、數(shù)字化的誤區(qū)，認為現(xiàn)有的系統(tǒng)不好用，就開始自暴自棄，不再信任系統(tǒng)，或是盲目追求最先進的技術，沒有意識到數(shù)字化的基礎還不牢固。我們需要經(jīng)常反思，找出問題，認清方向，重歸數(shù)字化正確的大道。