如何將采購風險降到最低？

采購A

購買數量越大，采購成本越低，我們要追求采購批量化、規(guī)?；?/p>

采購B

到貨延誤會影響生產和交貨，我們要讓供應商盡早交貨，以免隱患。

大家好，我是幸鳳梅。

有一天，我在與兩位同事聊天時，了解到他們的以上想法。突然想到初入職場時的自己，覺得可以根據自己多年的實踐經驗，與大家分享采購風險管理的那些事。

01

外部風險

首先，采購風險分為外部風險和內部風險。其中外部風險包括：

（▲采購外部風險圖）

（1）合同風險 

供應商以虛假的合同主體身份與采購方訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保;

供應商接受采購方給付的貨款、預付款、擔保財產后逃之夭夭；

簽訂空頭合同，而供應商本身是“皮包公司”，將騙來的合同轉包，從中謀利，而所需的物資則無法保證。

（2）技術風險 

企業(yè)的制造產品由于技術進步引起貶值、無形損耗甚至被淘汰，導致原有的采購原材料積壓或者因質量不符合要求而造成損失。

（3）采購質量風險 

由于供應商提供的物資質量不符合要求，導致加工產品未達到質量標準，或給用戶造成經濟、技術、人身安全、企業(yè)聲譽等方面的損失;

因采購的原材料質量有問題，直接影響到企業(yè)產品的整體質量、制造加工與交貨期，從而降低企業(yè)信譽和產品競爭力。

（4）價格風險 

物資采購時對市場行情估計不準，盲目進貨，造成價格風險。例如，在2021年，銅價一直飆升，前期按照舊價格的投標項目，成本會不可控，影響項目毛利。

（5）意外風險 

各種自然災害（地震、火災、疫情）、政府政策調控（限水限電）等不可抗力的風險，影響采購合同的履行。

02

內部風險

講完采購面臨的外部風險，我們再來看看內部風險都有哪些？包括以下五個風險：

（▲采購內部風險圖）

（1）計劃風險 

因市場需求發(fā)生變動，影響到采購計劃的準確性；采購計劃管理流程不適當或不科學，與實際需求發(fā)生較大偏離。

（2）驗收風險 

供應商在數量上缺斤短兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在規(guī)格上貨不對路，不符合規(guī)定要求。

（3）存量風險 

采購量過少，不能及時滿足生產需要，引發(fā)缺貨損失風險；采購量過多，使大量資金沉淀于庫存中，引發(fā)存貨呆滯風險。

（4）責任風險 

合同簽約過程中，由于工作人員責任心不強未能把好合同關，造成合同糾紛；或是采購人員假公濟私、收受回扣、謀取私利。

（5）管理風險 

內部管理不規(guī)范，內部流程銜接不暢，導致企業(yè)運營效率低，預留給采購的談判時間、貨期時間、物流時間等都不充裕，影響采購工作效果。

03

風險對采購的影響程度

上述采購員A的想法，就會產生“存量風險”，雖然滿足采購的降本要求，但會導致多余庫存，甚至造成呆滯。

采購員B的想法則會產生“管理風險”，雖然滿足了交付及時的要求，但越早交貨，供應商的賬期就越早起算，公司的資金成本會相應增加。

在日常的采購工作中，上述風險無處不在，筆者依據風險對采購工作的影響程度，將采購風險劃分為五類。

（▲采購風險對工作的影響程度）

其中發(fā)生概率較高的“②實際需求與預測的偏差”和“④供應鏈斷貨”，處理起來幾乎占了采購工作80%的工作量。而①原材料價格上漲，③重大質量問題風險和⑤部件設計缺陷的技術風險，發(fā)生的概率相對較低。

“②實際需求與預測的偏差”會涉及到我們以上概括的計劃風險、存量風險、意外風險和管理風險。而“④供應鏈斷貨”則涉及到我們以上概括的合同風險、技術風險和管理風險。

04

規(guī)避或應對風險

那么問題來了，如何規(guī)避或應對這些風險呢？

最常用的采購風險處理的邏輯是事前管理（建立采購風險監(jiān)控機制）和事后管理（建立快速反應機制）。下面筆者通過一個案例來講解：

2019年2月，我司需要采購2顆施耐德的交流接觸器。該交流接觸器屬于獨家供貨，其工廠在武漢。因疫情期間武漢封城，導致所有工廠停業(yè)，原定于3月15日出貨的計劃無法達成，而我司與客戶簽署的違約罰則為100萬元/周。

怎么辦？我首先想到的是采購風險處理中的快速反應機制并采取以下行動：

（1）尋找替代方案 

與技術溝通，尋找可替代的品牌和料號。

（2）直接與原廠對接 

通過供應商（代理商）與施耐德原廠溝通，是否能從其他區(qū)域調貨。

（3）借助客戶的力量 

通過銷售找客戶關系，與原廠的更高層取得溝通，并將找貨范圍擴大到施耐德國外工廠。

（4）全球尋源 

尋找到施耐德德國生產的型號，與此2個國產型號能一一對應上。

（5）與供應商的高層對話 

與原廠更高層求助，優(yōu)先分貨給我司，并走加急空運到江門（由于反應及時，從開始至收貨，沒有超過3周）。

（6）借助不可抗力 

同時，銷售也一直在與客戶溝通我司處理的進度，陳述疫情不可抗，緩和客戶情緒，盡可能降低違約金。

（7）維護公司的利益 

加強合同管理，將延期交付造成的我司額外加急運費和客戶延期交付違約罰則轉嫁給供應商，與供應商就賠償事宜進行談判。

接著，我開始了采購風險處理的第二步——建立采購風險監(jiān)控的機制，步驟如下：

（1）預警瓶頸物料 

排查技術方案。核心部件要有2-3個品牌及型號的替代方案。

（2）合同過程控制 

加強采購過程監(jiān)控。對采購合同的執(zhí)行、供應商的產能、生產進度、物流進度、供應市場以跟蹤表的形式定期監(jiān)控，并告知相關部門。

（3）優(yōu)化信息系統(tǒng) 

加強供應端的信息交流。通過實施ERP系統(tǒng)，實現物資流、信息流和資金流的三流合一。將上述采購過程監(jiān)控信息實時共享給計劃、生產、質量等相關部門。

通過前后控制、兩面夾擊的管理方法，我能夠將采購風險控制到最低，將公司損失控制到最小，故非常推薦采購伙伴們一起來實踐。