國內有龐大的倉儲物流從業(yè)人員隊伍，很多人對倉庫管理中的組織架構和能力評判存在疑惑。本文詳細解析倉庫管理中的組織架構和能力評判。

庫存差錯

倉庫進行分區(qū)管理后，庫存差錯率得到了一定程度的控制，但是每月的盈虧值還是比較大，動不動就幾萬塊。一個庫存幾千萬的倉庫，這么大的差錯率實在是說不過去。與其等別人來投訴，倒不如自己動手先把它做好。

總體上說，庫存差錯的控制主要有三個方面：一是嚴把入口，保證入庫準確。二是控制出口，保證倉庫發(fā)出的貨是準確無誤的，同時堵塞其他非正常發(fā)貨途徑。三是倉庫內部要通過加強人員管理，用制度保證貨物不滅失，賬實相符。

根據(jù)這個思路，筆者制作了描述倉庫差錯的魚骨圖。

倉庫庫存差錯魚骨圖

魚骨圖是日本石川馨先生發(fā)明的，用于發(fā)現(xiàn)問題“根本原因”的一種方法，也稱為因果圖。特點是簡捷實用，深入直觀。筆者從四個角度，分析了出現(xiàn)庫存差異的原因，提出如下對策：

一、嚴把入口

因為倉庫每天都會收到門店發(fā)回的積壓退貨或理賠品，清點由倉庫負責，但入庫由其他部門在ERP里操作。經(jīng)常出現(xiàn)商品入庫了，收到的退貨還沒有上架的情況，這樣庫存就會出現(xiàn)差異。所以，筆者要求各庫管崗位對于收到的積壓退貨，承諾清點時間，規(guī)定1-5件（箱）5個工作日內必須處理、上架完畢；6件以上10個工作日內處理完畢。

另外，對于新品到貨，筆者要求商品清點入庫后，必須根據(jù)實際點貨清單（即供應商發(fā)貨清單，已經(jīng)對照實物進行了確認），與ERP中打印出的入庫單進行核對，確認入庫商品型號、數(shù)量準確無誤?！　?/p>

二、控制出口　　

一是要求裝箱崗位，在裝箱復核時務必仔細，認真審核，若因粗心導致貨錯發(fā)到門店，會按次數(shù)扣減考核工資?！　?/p>

二是規(guī)定倉庫全體員工嚴禁無單發(fā)貨。平時有些門店因為訂貨晚，總公司處理訂單的人員下班了，或斷電、斷網(wǎng)等特殊情況，訂單無法提交，而客戶要的又急，會走后門聯(lián)系倉庫先發(fā)貨、后補訂單。時間長了，往往出現(xiàn)忘記補單的情況。筆者也沒有完全禁止無單發(fā)貨，畢竟還有異常嘛。規(guī)定：若無單發(fā)貨，必須由倉儲主管打借條個人擔保?！　?/p>

三是倉庫有時會出現(xiàn)庫存記錄里有，客戶也已經(jīng)下訂單，但貨找不到的情況。因為貨發(fā)不出去，只好給門店退，稱為自主退貨。自主退貨一出現(xiàn)，預示著庫存數(shù)據(jù)肯定是不準確的。對這種情況，專門由訂單處理人員記錄，自主退貨次數(shù)也計入庫管員考核。　　

四是偶爾會出現(xiàn)貨物已經(jīng)發(fā)出，在ERP中忘記出庫的現(xiàn)象，一般屬于訂單處理員責任。規(guī)定當日處理完的訂單，必須當日在ERP中出庫，否則處罰訂單處理人員?！　?/p>

三、存貨管理　　

一是重申除該區(qū)域庫管員外，其他人一律不允許到該區(qū)域揀貨，明確責任?！　?/p>

二是明確了商品盤點要求。由各個區(qū)域自行制定盤點計劃，確保所有商品每月至少盤點一輪（即滾動盤點），由分管庫存控制的倉儲主管跟蹤進度、抽查結果?！　?/p>

四、規(guī)章制度　　

一是規(guī)定各區(qū)域發(fā)現(xiàn)庫存差異，要在24小時內把盈虧處理完畢，允許事后再去查找原因，但必須保證時刻庫存數(shù)據(jù)準確?！　?/p>

二是對于明知庫存有誤，但隱瞞不報的員工，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴肅處理?！　?/p>

經(jīng)過各方面的不懈努力，倉庫庫存差錯居高不下的問題，終于出現(xiàn)了好轉，從原來的一個月盈虧總額兩萬元左在，下降到了兩千元以內。

組織架構

開始分區(qū)管理后，倉庫各崗位的職責有了不少變化。筆者覺得組織架構需要重新進行調整。跟人事部門要來了倉庫的工作職責，仔細研讀。　

1、倉儲管理　　

（1）管理商品驗收入庫、倉儲保管、發(fā)貨配送等作業(yè)，確保物資交付能夠滿足客戶需求。　　

（2）制定盤點計劃并執(zhí)行，保障商品庫存數(shù)量的準確性?！　?/p>

（3）商品及作業(yè)工具設備的財產(chǎn)安全、存儲安全管理?！　?/p>

（4）倉儲規(guī)劃、倉庫設計、貨位管理、條碼管理等?！　?/p>

（5）門店（客戶）退貨驗收及入庫?！　?/p>

2、物流配送　　

（1）到貨運公司提取到貨、發(fā)貨等作業(yè)。　　

（2）協(xié)調貨運公司上門取貨，與貨運公司進行貨物交接、解決差異?！　?/p>

（3）綜合協(xié)調倉庫發(fā)貨進度，向門店及時反饋發(fā)貨信息?！　?/p>

3、理賠管理　　

（1）門店報廢產(chǎn)品接收、驗收入庫及登記?！　?/p>

（2）門店理賠產(chǎn)品的保管、返還、退回作業(yè)?！　?/p>

3）部分產(chǎn)品的初步理賠鑒定?！　?/p>

4、其他工作　　

（1）制定并完善本部門各項工作流程及管理規(guī)定。　　

（2）倉庫行政后勤事務、員工食宿、員工考勤、庫容庫貌維護等。　　

（3）物流車輛管理。

（4）公司領導交辦的其他臨時性工作。

依據(jù)部門職責，筆者用Visio繪制了倉庫的組織架構圖。

物流部組織架構圖

能力評估

倉庫到底工作的怎么樣，筆者通過自己評價、向領導匯報、表揚與自我表揚，沒有啥代表性，現(xiàn)在要求的可是憑數(shù)據(jù)說話。如果有大量的歷史數(shù)據(jù)，通過同比、環(huán)比分析，基本上就能知道倉庫每個月的績效如何了。

筆者查閱了大量的倉庫工作評估模型，結合自己的情況，制作了倉庫績效評估表。所有指標均按月統(tǒng)計（當然，像倉儲面積只需測量一次即可）。

1、倉儲能力

（1）平均庫存金額（元）=（期初庫存金額+期末庫存金額）/2。

（2）貨物周轉（吞吐）金額（元）=入庫金額+出庫金額（不含直通）。

（3）事故次數(shù)（次），分大、中、小、微4類。

（4）日均發(fā)貨件數(shù)（件）。

（5）日均收貨件數(shù)（件），不區(qū)分托盤與單件，只含新品。

（6）日均出庫訂單個數(shù)（個）。

（7）日均出庫訂單行數(shù)（行）。

（8）日均入庫訂單個數(shù)（個），含新品、積壓退貨。

（9）日均入庫訂單行數(shù)（行），含新品、積壓退貨。

（10）日均索賠單據(jù)個數(shù)（個），指索賠退貨。

（11）日均索賠單據(jù)行數(shù)（行），指索賠退貨。

（12）倉儲面積（平方米）。

（13）單位面積儲存金額（元/平方米）=平均庫存金額/存貨占用面積。

（14）庫容量（立方米）。

（15）庫容量利用系數(shù)（元/立方米）=平均庫存金額/庫容量。

（16）倉庫面積利用率（%）=存貨占用面積/倉儲面積*100%。

2、運行成本

（1）流出運費率（總倉至門店，門店至客戶，%）=運費總額/出庫總金額*100%。

（2）流入運費率（%）=供應商至倉庫運費總額/入庫總金額*100%。

（3）銷售倉儲費用率（%）=倉儲費用總額/銷售額*100%。

（4）單位存儲費用（%）=倉儲費用總額/平均庫存金額*100%。

（5）車輛費用（元），維修按車統(tǒng)計、燃油均攤。

3、服務能力

（1）延遲訂單個數(shù)（個）。

（2）客戶投訴次數(shù)（次）。

（3）平均訂單周期（天），訂單接收到交付給客戶之間的平均天數(shù)。

（4）揀選差錯率（%）=揀選出錯訂單行數(shù)/訂單總行數(shù)*100%。

（5）單據(jù)傳遞差錯率（%）=單據(jù)傳遞差錯個數(shù)/總訂單個數(shù)*100%。

（6）發(fā)貨差錯率（%）=從倉庫發(fā)出的商品差錯行數(shù)/總訂單行數(shù)*100%（含產(chǎn)品多、少、錯）。

（7）配送差錯率（%）=從倉庫發(fā)出的出錯商品總件數(shù)/總發(fā)貨件數(shù)*100%（含發(fā)錯地址）。

（8）賬貨差異率（%）=（盤盈+盤虧）/貨物周轉金額*100%。

（9）庫存損耗率（%）=報廢金額/平均庫存金額*100%。

（10）單位時間訂單處理效率（行/小時）=訂單行數(shù)/所用工時*100%（訂單從打印至發(fā)運）。

（11）單位時間單據(jù)處理效率（行/小時）=所有單據(jù)行數(shù)/所用工時*100%（含進出庫、退貨）。

（12）裝箱質檢效率（行/小時）=裝箱質檢總行數(shù)/所用工時*100%。

（13）揀貨效率（行/小時）=揀貨總行數(shù)/所用工時*100%。

（14）全員平均勞動生產(chǎn)率（元/人）=貨物周轉金額/倉庫總人數(shù)*100%。

（15）質檢有效率（%）=質檢崗位發(fā)現(xiàn)的揀貨差錯次數(shù)/（質檢崗位發(fā)現(xiàn)的揀貨差錯次數(shù)+門店反饋的發(fā)貨差錯次數(shù)）*100%。

（16）新品延遲入庫單數(shù)（個）。

（17）退貨延遲入庫單數(shù)（個）。

（18）索賠延遲處理單數(shù)（個）。

（19）提貨延遲次數(shù)（次）。

4、其他指標

（1）員工流失率（%）=本期員工流失人數(shù)/（期初員工人數(shù)+本期增加員工人數(shù)）*100%。

（2）直通比例（%）=直通訂單金額/總采購金額*100%。

（3）門店退貨率（%）=退貨金額/發(fā)貨金額*100%。

（4）每訂單平均品種數(shù)（行/單）=訂單行數(shù)/訂單個數(shù)。

有些倉庫通用的指標筆者無法統(tǒng)計，比如吞吐量，一般是使用貨物重量（噸）或托盤數(shù)，但他們平時不用這些指標，所以只能用庫存商品金額代替，雖然不準確，但好歹也能說明問題。