是什么在支撐著你每天心甘情愿早起晚睡?
是什么在促使你奮力擠進地鐵在人海中掙扎?
是什么在強迫你義無反顧的投身工作毫無怨言?
是什么讓你忍受千般委屈還對老板不離不棄?
是責任嗎?
是夢想嗎?
是信念嗎?
No,是窮啊......
早上8:30的辦公室,還沒多少人到崗,和上班期間的熙熙攘攘相比,顯得格外清靜。人的惰性是個很神奇的病種,符合簡諧運動原理,會讓你的意志一點點被侵蝕,直到到崗時間無限接近于上班點。所以一般離公司越近的人起的越晚,到公司也經??c,縱觀公司前幾名到崗的員工,大多數(shù)是住的比較遠的,比如小Q。
今天開始,小Q要著手梳理基礎數(shù)據(jù)平臺的產品細化方案了,當然準備工作是做充足了的,絕非閉門造車。除了拉著質管部的蘭姐對GSP(藥品經營質量管理規(guī)范)關于藥品和客戶的首營流程聊了個底朝天, 上周末向同樣做產品經理的好哥們阿輝也請教了不少,加上自己在網上的各種深挖,對基礎數(shù)據(jù)平臺的設計已經有了一套完整的思路。
基礎數(shù)據(jù)之于電商系統(tǒng)的重要性,就像血液之于人體一樣,血液出問題了,人體也就香消玉損了。而基礎數(shù)據(jù)平臺正如淋巴組織一樣,是重要的造血器官,所以基礎數(shù)據(jù)平臺的搭建非常重要,不容小覷。
通過前期的梳理,小Q將公司與業(yè)務相關的基礎數(shù)據(jù)進行了匯總,集中設計到基礎數(shù)據(jù)平臺中進行管理,分別是:
商品數(shù)據(jù):管理公司售賣的所有產品,以及每一款產品的詳細信息,包括基礎信息、銷售信息、物流信息等。
商品分類數(shù)據(jù):對商品進行分組管理的類目信息,主要用于前臺搜索、不同業(yè)務的區(qū)分、以及庫房的區(qū)分管理等。在藥品體系中,分為病理分類、藥理分類。
客戶數(shù)據(jù):管理公司所有發(fā)生業(yè)務往來的上下游客戶,包含上游采購供應商,以及下游客戶企業(yè)。
地址庫數(shù)據(jù):下單和訂單流轉過程中必不可少的省市區(qū)等區(qū)域數(shù)據(jù),比如客戶下單、訂單分倉庫、物流配送等。
公司數(shù)據(jù):管理集團下所有發(fā)生業(yè)務的子公司信息。所有的業(yè)務發(fā)生都需要有主體,不同公司發(fā)生的業(yè)務應該分開結算。
銷售渠道數(shù)據(jù):整合不同的訂單來源渠道,比如自營電商平臺、百度推廣、電視購物、外部合作平臺等等。
門店數(shù)據(jù):管理新零售業(yè)務開展中所有的線下門店,可以是自營門店,也可以是外部合作門店。
倉庫數(shù)據(jù):管理公司所有開展業(yè)務的倉庫數(shù)據(jù),此數(shù)據(jù)主要用作商品的庫存管理、訂單流程和財務結算。
物流公司數(shù)據(jù):管理承接包裹配送的物流公司和承運商數(shù)據(jù),主要用于訂單下發(fā)過程中物流公司的調配和配送過程管理。
在需求收集過程中,考慮到藥品行業(yè)的特殊性,蘭姐重點強調小Q注意幾點:
(1)藥品經營不同于普通電商,存在GSP法規(guī)約束,要求供應商和商品必須按照分公司進行首營建檔,故基礎數(shù)據(jù)平臺在設計時,針對商品和客戶,需支持總部和分公司分別進行首營建碼,但為了統(tǒng)一管理, 還需支持同一商品和供應商,全集團總部和分公司的編碼和信息一致性。
(2)在操作層面,大多數(shù)情況下,商品和客戶資料由總部首營建碼后,分公司需要時可從總部同步信息過去后再自行完成分公司首營流程;特殊情況下,分公司先行首營,待總部需要時,再從分公司進行同步。
若某些商品和客戶僅在分公司需要,則總部無需同步,在分公司創(chuàng)建或修改的商品和客戶數(shù)據(jù),僅下發(fā)當?shù)胤止緦膫}庫/門店,無需全集團同步。
(3) 其它基礎數(shù)據(jù),均由總部創(chuàng)建完以后集中分發(fā)至各分公司系統(tǒng),分公司僅有享用權,無權自建和修改。
小Q梳理完后的基礎數(shù)據(jù)管理情況如下:
▲新零售基礎數(shù)據(jù)
在系統(tǒng)設計上,整個集團使用一套基礎數(shù)據(jù)平臺系統(tǒng),并在商品和供應商管理模塊增加分公司維度的數(shù)據(jù)權限,總部員工只能管理總部數(shù)據(jù),分公司員工只能管理分公司數(shù)據(jù),有特殊權限的管理員可以管理所有總部和分公司數(shù)據(jù)。為減輕維護工作量,總部和分公司數(shù)據(jù)之間可以相互復制。
(傳統(tǒng)ERP的做法是每個公司部署一套獨立系統(tǒng),系統(tǒng)之間沒有關聯(lián),總部無法統(tǒng)一監(jiān)控和管理。)
▲基礎數(shù)據(jù)平臺賬號權限設計
為了保證整個集團公司數(shù)據(jù)的一致性,所有外圍系統(tǒng)中的基礎數(shù)據(jù),均應由基礎數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)一對外提供服務,當有數(shù)據(jù)變動時,由基礎數(shù)據(jù)平臺統(tǒng)一對外發(fā)布變更通知并同步至對應的業(yè)務系統(tǒng)中。
當然,在實際操作過程中,會有從外圍系統(tǒng)收集修改完數(shù)據(jù)后,反向同步回基礎數(shù)據(jù)平臺的情況,比如庫房在作業(yè)過程中通過倉儲系統(tǒng)對商品長寬高、體積、重量數(shù)據(jù)的收集等。遇此情況,小Q與眾架構師的一致建議是,由倉儲系統(tǒng)同步至基礎數(shù)據(jù)平臺的集團總部商品庫,再由總部商品庫同步至各分公司商品庫及外圍相關業(yè)務系統(tǒng)中:
▲基礎數(shù)據(jù)平臺信息同步
另外,基礎數(shù)據(jù)不能隨意刪除,否則會對歷史業(yè)務數(shù)據(jù)產生影響,所以在設計基礎數(shù)據(jù)平臺時,基礎數(shù)據(jù)的刪除功能應做成邏輯刪除(在數(shù)據(jù)庫中仍然存有記錄,只是狀態(tài)變?yōu)椤耙褎h除”)。
大的設計原則確定了,再開始細化每一類基礎數(shù)據(jù)。這么龐大的基礎數(shù)據(jù)平臺,優(yōu)先級該怎么排?為了保證項目工期,小Q決定先對相對簡單的基礎數(shù)據(jù)設計開工,這樣可以更快的出具產出物提交給技術,讓研發(fā)工作運轉起來。
地址庫會在很多系統(tǒng)中使用,且各系統(tǒng)之間會存在信息交互。比如電商下單、運營系統(tǒng)中的包郵設置、中央庫存的分倉、配送系統(tǒng)的物流配置等,若各系統(tǒng)中的地址信息不同,業(yè)務數(shù)據(jù)就不能很好的流轉。
小Q從下載了一份國家標準地址庫,并根據(jù)公司的業(yè)務需要,保留了四級地址(省/直轄市-市-區(qū)/縣-鎮(zhèn)/街道),計劃在上線前初始化進基礎數(shù)據(jù)平臺。
基礎數(shù)據(jù)平臺中保留了物流部對地址的更新功能:若國家地址庫發(fā)生了調整,可在此進行同步調整,調整完成后,由基礎數(shù)據(jù)平臺將變更信息同步至外圍訂閱地址庫數(shù)據(jù)的業(yè)務系統(tǒng),保持數(shù)據(jù)的一致性。
▲全國四級地址庫
地址庫常規(guī)屬性:地址編號、地址中文名、上級地址、當前第幾級、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
【新增地址】
【修改地址信息】
【啟用、停用地址】
由于成立了分公司獨立開展業(yè)務,故在基礎數(shù)據(jù)平臺中需要對所有分公司數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。
公司數(shù)據(jù)常規(guī)屬性:公司編碼(必須)、公司名稱(必須)、法人、公司地址、公司銀行帳號、稅號、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間
系統(tǒng)核心功能:
【新增公司】
【修改公司信息】
【啟用、停用公司】
銷售渠道管理是為了更好的管理公司的業(yè)務來源,以便在系統(tǒng)中分類統(tǒng)計和按渠道指定響應營銷策略等,此信息一般由技術部維護即可。訂單在下發(fā)時,根據(jù)不同的來源在訂單中記錄下渠道信息。
渠道常規(guī)屬性:渠道編號、渠道名稱、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
【新增渠道】
【修改渠道信息】
【刪除渠道】
【啟用、停用渠道】
從商品的流向來看,門店和倉庫均是為商品提供進銷存管理的場所;從系統(tǒng)功能上看,門店和倉庫均被當做一個發(fā)貨點為訂單提供出庫服務,故門店和倉庫可以放在一套數(shù)據(jù)中進行管理,用類型加以區(qū)分。
在新零售模式下,根據(jù)承接的業(yè)務形態(tài)不同,各倉庫/門店支持的配送方式是不一樣的,例如倉庫一般不支持客戶自提,而門店可支持包裹配送和自提兩種形態(tài)。由于面積和設施的差異性,各倉庫/門店支持的物流公司也不一樣,庫房可以支持多家物流公司配送,而門店一般僅支持一到兩家。
門店/倉庫常規(guī)屬性:庫房編號、庫房名稱、庫房地址(四級地址+詳細地址)、所屬公司、庫房類型(倉庫 or 門店)、支持的配送方式(配送、自提,支持多選)、支持的物流公司(可多選)、作業(yè)起止時間、庫房面積、聯(lián)系地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
【新增】
【修改】
【刪除】
【啟用、停用】
若為自有物流配送,則只需要維護自有物流信息;若通過第三方承運商承接配送,則需要將所有合作的物流公司基本信息均維護進基礎數(shù)據(jù)平臺。
因為每個物流公司的網絡覆蓋廣度不同,所以并不是所有的物流公司都可以覆蓋全國地區(qū),故而為了更精準的分配物流,最好能將每個物流公司無法覆蓋的區(qū)域維護進來,若技術實力足夠,也可以和物流公司打通接口實現(xiàn)信息同步。
物流公司常規(guī)屬性:物流公司編號、物流公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、無法配送的區(qū)域、啟用停用狀態(tài)、新增時間、最后修改時間。
系統(tǒng)核心功能:
【新增物流公司】
【修改物流公司信息】
【刪除物流公司】
【啟用、停用】
【物流不覆蓋區(qū)域維護】
客戶分兩類:上游客戶和下游客戶。上游客戶也就是采購供應商,是為公司提供商品供應的上游企業(yè);下游客戶是公司作為供應商為其供應商品的下游客戶。當然,有的供應商既可以是上游客戶,也可以是下游客戶。
應GSP要求,公司要對所有上下游客戶進行首營建檔,針對不符合經營范圍的客戶,不應開展業(yè)務往來。小Q按照GSP要求設計了客戶首營建檔系統(tǒng)流程如下:
▲客戶首營流程
客戶數(shù)據(jù)需要按照不同的分公司獨立創(chuàng)建,故需要按公司對客戶數(shù)據(jù)設置數(shù)據(jù)權限,總公司采購部、質管部和財務部和分公司采購部、質管部和財務部獨立完成自己所轄范疇下的客戶首營,新增或修改核心屬性后,走完各自的審批流程。
按照不同部門關注和管理的屬性不同,梳理各部門重點關注屬性:
采購/營銷關注屬性:合作商名稱、 合作商屬性(商業(yè)公司/批發(fā)/診所/醫(yī)院/藥房...)、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、聯(lián)系地址等;
質管關注屬性: 供應商經營范圍(藥品/醫(yī)療器械/食品/食品保健/其它)、 合作范圍(不能超過經營范圍)、 法人授權委托書、營業(yè)執(zhí)照和期限以及年檢期限、稅務登記證和期限、經營/醫(yī)療許可證和期限、組織機構代碼證和期限、醫(yī)療器械許可證和期限、保健食品許可證和期限、質量保證協(xié)議和期限、GMP/GSP證書和期限、精神和麻醉許可證和期限、醫(yī)療機構許可證和期限;客戶質量體系評價預警日期等;
財務關注屬性:開戶行、開戶名、銀行賬號、稅號、 資信額度、結算方式、賬期等。
其中,針對不同合作范圍的客戶,需要管理的資質略有不同:
藥品客戶: 藥品生產(經營)許可證編號、 藥品GSP/GMP證書;
醫(yī)療器械客戶: 醫(yī)療器械生產/經營許可證、 二類醫(yī)療器械經營備案證書;
食品客戶: 全國工業(yè)產品生產許可證、 食品流通許可證;
食品保健客戶: 保健食品經營衛(wèi)生許可證、 保健食品GMP證書。
若供應商即將到期,基礎數(shù)據(jù)平臺需及時提醒,以下任一證件過期了,采購系統(tǒng)中應 采購禁止單創(chuàng)建,以免出現(xiàn)法律風險:
①法人授權委托書;②營業(yè)執(zhí)照有效期;③組織機構代碼證有效期;④藥品生產(經營)許可證;⑤藥品GSP證書;⑥藥品GMP證書;⑦醫(yī)療器械生產/經營許可證;⑧全國工業(yè)產品生產許可證;⑨食品流通許可證;⑩保健食品經營衛(wèi)生許可證;保健食品GMP證書; 質量保證協(xié)議
特別情況下,需要對客戶的經營狀態(tài)進行控制,主要包括正常、鎖入、鎖出:
正常:無出入庫限制,允許創(chuàng)建采購訂單,也允許銷售出庫;
鎖入:主要針對上游供應商。不允許向此供應商創(chuàng)建采購訂單,已創(chuàng)建的采購單要求在庫房進行入庫攔截;
鎖出:主要針對下游發(fā)生B2B業(yè)務的客戶。不允許對其創(chuàng)建銷售單。已生成的訂單要求在庫房發(fā)貨環(huán)節(jié)攔截;
系統(tǒng)核心功能:
【新增客戶信息】
【修改客戶信息】
【刪除客戶信息】
【客戶啟用、停用】
【客戶首營表格打印】
(客戶數(shù)據(jù)梳理完畢,由于篇幅關系,商品及商品分類數(shù)據(jù)設計放置下一章節(jié)講解,敬請期待~)
忙活了幾個小時,感覺眼睛特別干澀,小Q逃到樓下抽了根煙放松放松,順便思考一下基礎數(shù)據(jù)中最復雜的商品庫的設計思路,正用手機關注著娛樂圈鬧得沸沸揚揚的某明星逃稅事件,突然發(fā)現(xiàn)項目組微信群里有人@自己,點開一看,又好氣又好笑,原來是阿黃發(fā)了一個段子引起了大家的共鳴:
“產品經理失蹤了 程序員第一時間到警察局報警。警察對程序員說:你先冷靜一下,你這樣一直笑沒辦法做筆錄!”
被一眾程序員當眾挑釁,是可忍孰不可忍,趕緊關了新聞滅了煙頭,專心加入到了產品經理和程序員們的口水戰(zhàn)中......
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