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“標(biāo)準(zhǔn)答案”

Kevin在一家外企做采購員，工作很認(rèn)真，經(jīng)常受到經(jīng)理的表揚(yáng)。

當(dāng)然，沒有一位采購能在一個(gè)崗位上干一輩子。前些日子，部門經(jīng)理突然找Kevin談話，想把他調(diào)到供應(yīng)商開發(fā)小組，負(fù)責(zé)新供應(yīng)商開發(fā)。部門經(jīng)理強(qiáng)調(diào)，這可以幫助他學(xué)習(xí)更多的采購知識(shí)，他的技能也會(huì)有很大的提升。經(jīng)過幾天的慎重考慮，Kevin下定決心，接受了這個(gè)機(jī)會(huì)。

于是，部門經(jīng)理親自培訓(xùn)Kevin如何使用供應(yīng)商調(diào)查表來考察供應(yīng)商。Kevin學(xué)得很認(rèn)真，將調(diào)查表里的每一個(gè)知識(shí)點(diǎn)都銘記于心。

信心滿滿的Kevin來到自己將要考察的第一家新供應(yīng)商。Kevin打開供應(yīng)商調(diào)查表，開始對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行提問：“ 上一年的客戶滿意度是多少……”

4個(gè)小時(shí)過去了，Kevin將供應(yīng)商調(diào)查表里的200個(gè)問題的回答都填寫完畢，表格自動(dòng)得出了“通過”的結(jié)果，Kevin如釋重負(fù)地笑了。

然而，Kevin在考察了三家供應(yīng)商后，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)很嚴(yán)重的問題。雖然不同供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)管理水平和人員素質(zhì)參差不齊，但是所有供應(yīng)商都有一套事先準(zhǔn)備好的“標(biāo)準(zhǔn)答案”應(yīng)對(duì)考察，導(dǎo)致所有供應(yīng)商的考核分?jǐn)?shù)都接近滿分，無法體現(xiàn)供應(yīng)商之間的真實(shí)差距。如果不通過別的辦法有效識(shí)別供應(yīng)商的差距，一旦選錯(cuò)供應(yīng)商，就會(huì)給后續(xù)工作帶來極大的風(fēng)險(xiǎn)。

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金字塔溝通術(shù)

就在Kevin一籌莫展之際，筆者伸出了援手。筆者原創(chuàng)的金字塔溝通術(shù)可以幫助采購有效地考察供應(yīng)商，解決工作上的難題。

金字塔溝通術(shù)的主要內(nèi)容如圖5-3所示：

圖5-3 金字塔溝通術(shù)

在考察新供應(yīng)商時(shí)，金字塔溝通術(shù)有以下3種用法。

1.自上而下溝通

自上而下溝通的好處是開門見山，能夠讓供應(yīng)商明確采購要考察的“主題”是什么，從而把雙方的溝通內(nèi)容鎖定在相同的“主題”內(nèi)，再從“主題”下推到要詢問的“關(guān)鍵信息”，之后再通過“實(shí)際情況”來驗(yàn)證“關(guān)鍵信息”，從而得到較為真實(shí)的評(píng)估結(jié)果。

例如，Kevin如果想要考察“供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)力體現(xiàn)在哪里”這個(gè)“主題”，就可以直接問供應(yīng)商。

供應(yīng)商的回答如下：

●我們服務(wù)的都是外企，客戶滿意度每年都在提高；

●我們的制造成本平均每年下降5%，可以持續(xù)降價(jià)；

●我們的銷售額保持每年10%的增長(zhǎng)；

……

在供應(yīng)商提供了足夠多的“關(guān)鍵信息”支持“主題”之后，Kevin需要選擇其中的一條或幾條“關(guān)鍵信息”，通過考察“實(shí)際情況”予以驗(yàn)證。

例如，針對(duì)“制造成本平均每年下降5%”，Kevin可以繼續(xù)詢問：“你們所說的成本都包含什么？原材料成本、制造成本和管理費(fèi)每年的降幅分別是多少？請(qǐng)拿出前兩年的財(cái)務(wù)報(bào)表給我看看。”

Kevin看到，原材料成本的降幅是3%，制造成本的降幅是10%，管理費(fèi)的降幅是2%。其中，原材料和管理費(fèi)的降幅與行業(yè)平均下降水平持平，但是制造成本降幅遠(yuǎn)高于行業(yè)平均下降水平。

于是，Kevin又問：“為什么制造成本的降幅是10%？”

供應(yīng)商回答：“因?yàn)槲覀兊脑O(shè)備到上一年剛好折舊完畢，所以今年計(jì)算制造成本時(shí)不需要再考慮折舊費(fèi)，制造成本也就大幅下降。”

進(jìn)行到這里，針對(duì)“實(shí)際情況”的考察并沒有結(jié)束，Kevin需要拿到供應(yīng)商的設(shè)備清單和使用年限以及設(shè)備折舊的計(jì)算方法，去供應(yīng)商的生產(chǎn)車間一一核對(duì)設(shè)備的型號(hào)和真實(shí)使用年限。如果賬物相符，“實(shí)際情況”才算考察完畢。

采購采用自上而下的溝通方法，使“主題”與“關(guān)聯(lián)信息”、“關(guān)聯(lián)信息”與“實(shí)際情況”環(huán)環(huán)相扣，三者形成了較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪壿嬮]環(huán)，進(jìn)而讓采購獲得了可靠的考察結(jié)果。

但有的時(shí)候，采購需要婉轉(zhuǎn)地考察“主題”，此時(shí)可以采用自下而上的溝通方法。

2.自下而上溝通

自下而上溝通是指在沒有明確“主題”的情況下，采購首先詢問供應(yīng)商若干“關(guān)鍵信息”，之后再推斷“主題”。

例如，Kevin向供應(yīng)商問了這些問題：“你們的消防措施是什么？如何確保不產(chǎn)生大規(guī)模不良品？設(shè)計(jì)變更時(shí)，如何保證不出錯(cuò)？”

這些看似關(guān)聯(lián)性不強(qiáng)的問題其實(shí)都反映了供應(yīng)商的風(fēng)險(xiǎn)管控能力，只是Kevin不想把“主題”說在前面，以免供應(yīng)商快速找到“標(biāo)準(zhǔn)答案”。

采購采用自下而上的溝通方法來考察供應(yīng)商時(shí)，難以把某個(gè)“主題”的全部“關(guān)鍵信息”及其“實(shí)際情況”完全提出，因此推斷出的“主題”的結(jié)論是不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。但是，在需要隱藏主題時(shí)，也可以采用這種方法。

3.實(shí)際情況溝通

實(shí)際情況溝通是指采購直接考察供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)或者文件，從而推斷“關(guān)鍵信息”和“主題”。因?yàn)橹豢疾旃?yīng)商的表面信息，所以相對(duì)于自上而下和自下而上這兩種方法，采購?fù)ㄟ^“實(shí)際情況”推斷出的對(duì)“關(guān)鍵信息”和“主題”的考察結(jié)果是最不準(zhǔn)確的。但是，在時(shí)間非常有限的情況下，經(jīng)驗(yàn)豐富的采購也可以使用這種方法。

例如，Kevin已經(jīng)考察過20家機(jī)加工供應(yīng)商，對(duì)這類供應(yīng)商的管理能力有了充分的識(shí)別能力。來到第21家機(jī)加工供應(yīng)商時(shí)，由于時(shí)間很緊，Kevin無法按標(biāo)準(zhǔn)流程完成供應(yīng)商考察表里的200個(gè)問題，于是他要求供應(yīng)商直接安排他到現(xiàn)場(chǎng)參觀。

通過觀察，Kevin發(fā)現(xiàn)該供應(yīng)商的機(jī)加工設(shè)備非常老舊，供應(yīng)商在制品的復(fù)雜度偏低，現(xiàn)場(chǎng)開機(jī)數(shù)量不足。據(jù)此，Kevin判斷該供應(yīng)商在機(jī)加工行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力處于偏低水平，沒有推薦公司使用該供應(yīng)商。

雖然也有可能是供應(yīng)商正在引進(jìn)效率更高的機(jī)加工設(shè)備以淘汰老舊設(shè)備，供應(yīng)商的工程師具備設(shè)計(jì)和生產(chǎn)高復(fù)雜度產(chǎn)品的能力，供應(yīng)商當(dāng)天剛好有很多機(jī)器在保養(yǎng)導(dǎo)致開機(jī)不足等，導(dǎo)致Kevin發(fā)生誤判，但是由于時(shí)間太緊，Kevin只能根據(jù)實(shí)際情況做出判斷，不推薦該供應(yīng)商。

最后的話

聽完筆者的講解，Kevin決定采用自上而下的溝通方法來考察供應(yīng)商。Kevin推薦的供應(yīng)商從價(jià)格、品質(zhì)、交貨期到服務(wù)的表現(xiàn)都很不錯(cuò)。部門經(jīng)理驚訝于Kevin的快速成長(zhǎng)，使用部門也對(duì)Kevin的成績(jī)大加贊賞。

筆者希望金字塔溝通術(shù)能夠幫助讀者更高效地考察供應(yīng)商。