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效率不高

2019年9月25日，星期三，萬里無云。

“小明，我發(fā)現(xiàn)你最近工作很忙啊。怎么天天加班呢？”看到小明在下班后還不離開辦公室，皮經理關切地問。

“是的，現(xiàn)在正處于銷售旺季，我感覺自己80%的時間都在救火，卻看不到很好的成果?！毙∶鲹蠐项^。

“你認為問題出在哪呢？”皮經理善于通過引導別人思考問題找到答案。

“往往是因為前一步沒有做好，后一步就會受到影響，導致整個工作不順利，工作效率低下。”

“我給你出一道題，分析一下效率不高的原因，并找到解決辦法。”皮經理說道。

幾天后，聰明的小明向皮經理匯報：“我總結了十個方法，可以有效提高工作效率。”以下是小明的報告。

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10個場景與方法

(1)減少供應商不接受標準合同的概率。

場景：采購員無論與供應商，還是與公司法務，商談合同條款的效率都是很低的。往往甲乙雙方僵持不下，直到項目馬上啟動，才有一方妥協(xié)。采購員夾在中間既沒有價值又耗費時間。

方法：可以在詢價時，將接受標準合同作為供應商準入的條件。

(2)減少供應商后續(xù)交貨和罰款爭議的可能。

場景：公司有時只與供應商簽署商務合同，沒有約定交貨的頻次、質量要求、產能保障等后續(xù)的要求，沒有界定罰則，導致采購員浪費大量的時間處理后續(xù)事宜，而且往往沒有好的結果。

方法：確保對供應商的績效要求和處罰條款都具體明確地寫在合同里。

(3)規(guī)避供應、需求、過程、控制和環(huán)境相關的風險。

場景：公司沒有風險規(guī)避措施，導致采購員圍繞交貨、質量、產能、環(huán)保等問題到處救火；在大量浪費時間的同時，問題還會反復出現(xiàn)。

方法：針對不同的風險可采用有針對地規(guī)避方案。

(4)讓供應商提出降本的建議或方案。

場景：在供應商無法滿足年降目標或新產品的預算時，采購會花費大量時間與供應商談判，這其實是在浪費時間。

方法：采購員把要求明確的提給供應商，之后給供應商一個思考的時間，讓供應商告訴采購員何時能提交建議或方案。這比采購員深陷其中大有效率。

(5)建立應該成本模型或從第三方購買數(shù)據。

場景：很多時候，采購員不知道市場價格是多少，只能找多家供應商反復報價、比較價格、多輪談判，這樣會造成了大量的時間浪費。

方法：建立應該成本模型或從第三方咨詢機構購買數(shù)據。

(6)要求供應商提交總擁有成本報價，而不是單價。

場景：對于使用不同材料的物品，如果只比較單價缺少實際意義，但采購員又想不出別的方法，只能花費大量時間在價格分析上。

方法：對于這種品類，例如設備，要求供應商提交總擁有成本報價。

(7)使用 ABC管理法。

場景：采購員永遠不可能有足夠的時間把所有事情做到最好。怎么樣利用有限的時間做到最大產出，是個關鍵問題。

方法：利用 ABC物料分析法，把降本的精力放在占70%的采購額的10%的物料上。針對要解決的各種問題，優(yōu)先解決前70%的情況。

(8)給供應商足夠的吸引力。

場景：如果供應商不重視公司，或者不打算長期與公司合作，很多提高效率的方法都不靈。

方法：維護與供應商的關系，對瓶頸供應商要做反向營銷，主動傾聽供應商的需要，不要假設自己了解供應商的期待。要學會傾聽、記錄、復述和肯定供應商。因為除了利潤，供應商還可能需要：

①進入某一領域的敲門磚; 

②用降價換來賬期的縮短等。

(9)更加準確頻繁地下發(fā)采購計劃。

場景：公司的預測不準或下發(fā)不及時，常常是供應商無法按時備料的原因，導致采購員時時救火，問題反復發(fā)生。

方法：采購員要想辦法促進計劃員與供應商的溝通與協(xié)作，把計劃做得更加準確，盡早下發(fā)給供應商。

(10)適當休假，勞逸結合。

場景：身體疲勞，注意力不集中，上班瞌睡。

方法：經過長期的加班，如果采購員已經身心俱疲，不如適當休假，來日再戰(zhàn)。

“嗯嗯，很系統(tǒng)很全面。期待你在下次例會上與大家分享，一起提升效率，而不總是加班，別把身體搞垮了?！逼そ浝韺π∶鞯姆治鰣蟾媸譂M意。當然，他更關心小明的身心健康。