2022年，“分公司數(shù)字化標準化”被列為圓通的“一號工程”，總部通過自主研發(fā)的財務、人資、客服等數(shù)字化系統(tǒng)，以及各項業(yè)務的標準化管理規(guī)范，多維度、全方位為分公司賦能，真正實現(xiàn)“全網(wǎng)一體、降本增效”，打造“非直營的直營體系”，全面提升市場客戶體驗。

“圓通之家”開設“分公司數(shù)字化標準化”專欄，聚焦“一號工程”典型案例，推廣經(jīng)驗做法，為賦能網(wǎng)絡助力。

要在西北地區(qū)經(jīng)營好一家快遞公司，并非易事，在地域遼闊、人口密度低的情況下，除了日常的經(jīng)營工作要完成，還要在業(yè)務量上狠下一番功夫，不斷開源節(jié)流，公司盈利能力才能不斷攀升。這對于一家新成立的公司來說，就更難了。

去年6月，圓通寧夏銀川汽車城分公司成立。作為一個“新手”老板，孟欽花很清楚，她要搞定的“頭等大事”就是公司的資金運作。只有資金理清了、順暢了，才能有精力、底氣不斷開拓市場。

做好快遞公司的賬本并不是一件容易的事，如何輕裝上陣、化繁為簡，正在孟欽花躊躇的時候，圓通總部向全網(wǎng)分公司推行的“財務系統(tǒng)”讓她找到了方向。

“要經(jīng)營好一家公司，說實話壓力很大，腦袋再‘大’也裝不下所有賬本，這個系統(tǒng)幫了我大忙?！泵蠚J花坦言，總部的這套財務系統(tǒng)給她這個新手老板更多精力去開拓市場和客戶。

“人工反復算都算不清楚，它最終成為了我們的老師”

今年4月，孟欽花和公司財務開始學習使用圓通財務系統(tǒng)，經(jīng)過短暫的適應期，她們很快發(fā)現(xiàn)了數(shù)字化的諸多便利，效率提升、精準找到問題所在。

拿大客戶賬單舉例，面對不少月發(fā)件量10萬+的客戶，賬單統(tǒng)計的工作量，對公司兩三個財務姑娘而言仍是巨大的工程。這樣的賬單需要清楚羅列出客戶發(fā)出的每票快遞的明細，除了會計算，心細不出錯也是最基本的要求。

“每個月我們3個財務人員都要算好幾次，才能把客戶的賬單算清楚，有時候不是復制錯項目了，就是錄入了錯誤的數(shù)據(jù)?！泵蠚J花說，一旦最后數(shù)字對不上，她和財務就只能硬著頭皮再算一次，有時候重算好幾次賬，都找不到問題出在哪兒。

好幾次最后算出來，都還是以“虧錢”告終。

“如今，我們在財務系統(tǒng)中設置好客戶的各項參數(shù)后，每月每個客戶的所有詳單都可以一鍵生成?！泵蠚J花說，通過財務系統(tǒng)，她們發(fā)現(xiàn)，之前賬單常常算不準，有時是因為業(yè)務員錯計、漏計件，有時則是業(yè)務員漏稱重造成的，對此分公司也已經(jīng)對財務人員加強了業(yè)務培訓。

在這個系統(tǒng)里，毛利報表、應收賬款監(jiān)控、資金流水表、月度經(jīng)營分析表是孟欽花愛不釋手的寶藏功能，用她的話，“有了這些，公司哪里虧錢了？哪里還能省錢？隨時知曉?！?/p>

在月度經(jīng)營分析表中，可以橫向?qū)Ρ热齻€月的各項經(jīng)營數(shù)據(jù)，包括業(yè)務量、業(yè)務員派件成本、場地費用、人工開支等等，涉及公司經(jīng)營的項目可謂事無巨細。

在這些分析表的指引下，孟欽花公司的財務人員從最高3人精簡到現(xiàn)在的1人兼職即可，業(yè)務員的派件成本也在不斷優(yōu)化之中，可以預見這家“新手公司”正逐步開源節(jié)流、提升效能，實現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。

“出賬又快又準，增強客戶粘性”

對于一家新成立的公司而言，客戶的聲音尤其重要。因為是新成立的分公司，所以做出來的賬更要經(jīng)得住客戶推敲，這樣才能在客戶那里留下好印象?？墒窃趧傞_始經(jīng)營時，孟欽花因賬沒算清楚，曾幾次遭到客戶質(zhì)疑，以至于回款結(jié)賬的效率都大打折扣。

“使用財務系統(tǒng)之后，這個問題不存在了，還有好幾個客戶夸獎圓通財務系統(tǒng)生成的賬單‘精準老辣’?！泵蠚J花打趣說，曾經(jīng)一位每月都要結(jié)款30多萬元的客戶，安排自己的財務人員復核過好幾次賬單，都沒有挑出差錯，最終心服口服，并表示以后賬單都要以圓通財務系統(tǒng)出具的為準。

精準算賬的財務系統(tǒng)成為了孟欽花做好客戶服務時的又一大利器，越來越快的回款時間就是最好的體現(xiàn)。

圓通財務系統(tǒng)對新成立的分公司很友好，孟欽花說，姜還是老的辣，有了財務系統(tǒng)這塊老姜的加持，降低了分公司經(jīng)營的門檻，去堵住每一個可能虧錢的漏洞，還能讓經(jīng)營者有更多精力去尋找賺錢的風口，非常值得擁有。