作為采購，你的工作職責(zé)簡單來說就兩部分，第一是降低成本，第二是控制風(fēng)險。不同的崗位只是對二者的比例要求不同。

但是大部分企業(yè)還是將降低成本放在第一位。但是面對紛繁的業(yè)務(wù)，采購很是有一種“有心殺敵，無力回天”的感覺。這時候，掌握一種行之有效的分析工具，會讓您的降本工作如虎添翼。

今天我們就來了解一下這個采購降本利器－－5Why分析法。

5why分析法，就是對一個存在于表面的問題連續(xù)發(fā)問，理論上5次之內(nèi)就可以找到其根本原因。

5why分析法的關(guān)鍵所在：通過多次反復(fù)的提問，人為創(chuàng)造避開主觀的假設(shè)和邏輯陷阱的機(jī)會。以結(jié)果為導(dǎo)向，沿著因果關(guān)系鏈條，順藤摸瓜，直至找出原有問題的根本原因。

這樣說太過于抽象，現(xiàn)在以一個實際發(fā)生的案例，簡單闡述一下5Why分析法在采購降本中的具體運(yùn)用。

01

COPIS模型流程

L公司為世界500強(qiáng)的跨國大集團(tuán)，在中國國內(nèi)設(shè)立有20個分公司以及近200個市場推廣網(wǎng)點。

為了擴(kuò)大市場影響力，樹立公司形象。其銷售每年會為目標(biāo)顧客贈送大量的禮品，采購部需要協(xié)助市場營銷部每個季度采購一次相關(guān)禮品，年采購額度預(yù)計在USD 2.4M.集團(tuán)給采購部年度降本目標(biāo)至少為采購額度的10% ( USD 240K)。

那么我們又該如何使用5Why分析法來進(jìn)行降本呢？

使用COPIS模型以顧客（即市場營銷部）的角度來梳理這個項目的流程：

C：Customer---顧客

O: Output---成果

P：Process---流程

I: Input---投入

S：Supplier---供應(yīng)商

每個季度，市場營銷部根據(jù)目標(biāo)顧客的需求和當(dāng)季活動的市場定位，收集并確認(rèn)本季度所需的禮品清單。

采購部對這份禮品清單進(jìn)行評估和篩選，經(jīng)過初步的市場調(diào)研，剔除不適合的禮品，確認(rèn)最終的禮品清單。

基于這份禮品清單，通過RFQ招標(biāo)，確認(rèn)中標(biāo)的供應(yīng)商以及他們提供的禮品明細(xì)。

中標(biāo)供應(yīng)商根據(jù)市場營銷部門的送貨要求，安排發(fā)貨，這樣的流程每年進(jìn)行四次。更加直觀的表現(xiàn)可以參考下圖：

（▲COPIS模型圖）

02

表格分析

填寫5Why分析法表格，確認(rèn)影響降本的關(guān)鍵因素以及解決方案。

（▲5why分析法表格）

對降本的關(guān)鍵因素進(jìn)行定量分析，以驗證上述表格分析的結(jié)論是否準(zhǔn)確，為解決方案的具體實施奠定基礎(chǔ)。

上述的5個解決方案如果想要實施，都要建立在降低禮品采購次數(shù)，減少禮品采購種類，增加禮品采購數(shù)量，從而增加供應(yīng)商利潤的基礎(chǔ)之上。

但是這樣的規(guī)模采購，對降本又有多大的影響呢？

基于上一年度的采購數(shù)據(jù)，選取了最具有代表性的B品牌20寸拉桿箱作為數(shù)據(jù)樣本進(jìn)行分析：

（▲B品牌20寸拉桿箱，上個采購年度基本數(shù)據(jù)）

（▲現(xiàn)階段，B品牌20寸拉桿箱最優(yōu)階梯報價）

如果市場營銷部門通過調(diào)整禮品清單，將箱包類禮品全部換成B品牌20寸拉桿箱，那么采購數(shù)量就會增加到30,000個，單價會下降到CNY 145.00。

（▲禮品清單調(diào)整前后單價及數(shù)量對比圖）

（▲預(yù)計降本情況）

從預(yù)計的降本情況當(dāng)中，我們可以看出，單單一個箱包類的調(diào)整都可以使年度降本目標(biāo)完成近4成。

因此以規(guī)模采購為核心的5個解決方法對降本是十分奏效的。

03

確認(rèn)時間

結(jié)合預(yù)計降本力度及實施難易程度對解決方案進(jìn)行分類，確認(rèn)解決方案實施的時間表。

（▲解決方案實施的時間表）

（▲降本力度及實施難易程度對解決方案分類圖）

04

調(diào)整偏差

在解決方案的實施過程中時時監(jiān)控，如果出現(xiàn)實際與預(yù)期效果不符的情況。要再次使用5Why分析法找出發(fā)生偏差的原因并及時調(diào)整。

當(dāng)然，在實際運(yùn)用的過程中，采購可以不用拘泥于只詢問5次的規(guī)定，只要能夠找到關(guān)鍵的影響因素，詢問3次或者6次甚至更多都是可以的。

另外，5Why分析法除了用于降本，也可以用于采購風(fēng)險分析，對于控制風(fēng)險也是有十分顯著的效果。

作為采購，希望大家可以熟練掌握，并且運(yùn)用到實際的工作當(dāng)中去，為自己職業(yè)生涯的發(fā)展，增加一把利器！