供應(yīng)商送貨數(shù)量出現(xiàn)異常該怎么處理？

咱們先來定義一下“異常”的概念，就是供應(yīng)商實際送貨的數(shù)量，大于或小于訂單承諾的數(shù)量。

開箱清點發(fā)現(xiàn)的數(shù)量差異，或是來料質(zhì)量問題，我們先擱置一邊暫不討論。當(dāng)然了，這些問題也值得研究，但礙于篇幅有限，不在本文的范圍之內(nèi)。

1，多送或是少送，都不是好事！

送得多了，可能給客戶增加不需要的原料庫存，堆在倉庫里，暫時用不上。另外還會增加客戶收貨的工作量。

不在計劃中的貨物是否要收進(jìn)來？如果客戶同意收，又得要更改系統(tǒng)里的采購訂單，否則沒法過賬。反復(fù)來回折騰，給原本就很忙碌的倉庫，又憑空多造出一些事情來。

相反的，送貨數(shù)量少了也是一件麻煩事。一些等著用的物料沒到貨，生產(chǎn)計劃和客戶的出貨計劃都會被打亂。

到了最后，如果沒有趕上原定的出貨安排，還會引起額外的運輸費用和客戶投訴。

2，出了問題，就要分析原因。

亡羊補(bǔ)牢，先要知道哪里有漏洞。

知錯能改，先搞清錯在什么地方。

分析原因的方法有幾種，比如魚骨圖和5why分析法，今天咱們重點說一說后者。

5Why分析法簡介

5Why是用來識別和說明因果關(guān)系鏈，目的是解決根本原因以防止問題重演。掉進(jìn)坑里不可怕，可怕的是反復(fù)掉進(jìn)同一個坑里。

為了識別真正的問題根源，我們就要把問題的因果關(guān)系捋清楚，這非常考驗人的邏輯思考能力。

我們需要通過不斷提問前一個事件為什么會發(fā)生，直到回答發(fā)現(xiàn)“沒有更好的理由”，到了這個時候，提問者會有一種豁然開朗“啊哈”的感覺。又或者一個新故障模式被發(fā)現(xiàn)時，提問才會停止。

5個Why不是說一定就要連問5個問題，有可能問了 1個question就直接擊中命門，也有可能連問10個都沒找到根源。五個問題或六個錢包，都只是一個約定俗成的叫法。

問題的冰山

問題就像是一座冰山，我們平時看到的都是表象，找到直接的原因并不難。

比如上班為什么會遲到？直接原因是早上出門晚了半小時。如何保證以后不會遲到？這還要繼續(xù)深挖下去，直到發(fā)現(xiàn)真正的原因，比如是昨天晚上喝了一杯4個濃度的美式咖啡，晚上失眠了，導(dǎo)致早上起不來。

針對這個問題的永久性措施就是——晚上不能再喝咖啡。

提問的方式

這里有一些好的提問方式供參考，當(dāng)然不局限于以下這些。

• 處理直接原因會防止同樣的問題再次發(fā)生嗎？

• 如果不能，我能夠發(fā)現(xiàn)下一級的原因嗎？

• 如果不能，我該懷疑什么才是下一級的原因？

• 我如何才能核實和確認(rèn)還有下一級的原因呢？

• 處理了這一級原因，能否防止問題再次發(fā)生？

5why分析法表單

注意事項

使用5why分析的時候要注意這三個原則：

1。要絕對的客觀，用事實描述，而非猜測，優(yōu)先使用數(shù)據(jù)進(jìn)行說明，也就是能用數(shù)據(jù)說話的，就絕不要講故事。

2。不要認(rèn)為答案是顯而易見的，不要運用經(jīng)驗過快地得出結(jié)論。我們很容易掉進(jìn)經(jīng)驗主義的陷阱里，這就像是新手司機(jī)上路，大多都謹(jǐn)慎小心，不太會出事，而開了7,8年車的老司機(jī)們往往最容易掉以輕心，發(fā)生交通事故。

3。如果不完全熟悉過程，就組建一個相關(guān)部門成的小組完成分析。請真正懂行的人來，一起解決專業(yè)技術(shù)方面的問題。

舉個例子

如果供應(yīng)商送貨的時候，出現(xiàn)實際發(fā)貨數(shù)量，少于承諾發(fā)貨數(shù)量，接下來該怎么分析？

第一個why比較簡單，比如“供應(yīng)商的成品倉庫沒有按照出貨計劃發(fā)貨”。

那么第二個why又是什么呢？如果回答是“成品倉庫新招的發(fā)貨工人粗心大意”，這里存在著什么問題？

還記得葛優(yōu)大爺?shù)拿詥?？“酒要一口一口地喝，路要一步一步走，步子邁大了，容易扯著蛋”。話糙，理不糙。

我們在分析原因的時候，一定要注意避免直接引導(dǎo)到人的因素，因為這樣做會妨礙查出真正的問題原因。

我們?nèi)菀装褑栴}歸結(jié)到某個人或是群體，然后就把改善的對策寫為“對員工進(jìn)行培訓(xùn)教育”，這樣往往不能找出問題的根源，而只會找出幾個臨時工替罪羊。

使用事實，而非推論

依然是之前的那個問題“供應(yīng)商送貨的時候，出現(xiàn)實際發(fā)貨數(shù)量，少于承諾發(fā)貨數(shù)量”，如果我們這樣問：

Why 1？

原因：成品倉庫沒有按照出貨計劃發(fā)貨。

Why 2？

原因：在揀貨時，倉庫工人沒有找到貨物。

Why 3？

原因：庫存數(shù)量有錯誤，導(dǎo)致工人找不到貨。

Why 4？

原因：成品入庫重復(fù)做賬導(dǎo)致賬物不一致。

Why 5？

原因：沒有成品入庫流程，沒有培訓(xùn)新員工。

這樣提問，就可以避免把矛頭指向人，而是指向更加客觀的流程制度方面。圍繞問題本身，而不是finger pointing to somebody.

3，其他的工具

先介紹一種目視化記錄收貨差異的看板，可以放置在物流辦公室內(nèi)，或是每日例會的場所。

目視化看板的優(yōu)點是直觀明了，放在公共區(qū)域，所有相關(guān)人員都可以看到。在這份收貨差異看板上，可以包含以下這些關(guān)鍵信息：

• 物料采購員（責(zé)任落實到人）。

• 差異種類（許諾vs訂單、接收vs送貨）。

• 相關(guān)信息（供應(yīng)商，零件號，包裝數(shù)量，生產(chǎn)線，客戶） 。

• 原因分析（商務(wù)、預(yù)測、供應(yīng)商產(chǎn)能或其他）。

• 對應(yīng)措施，行動計劃。

• 負(fù)責(zé)人，最后期限，關(guān)閉日期，簽字確認(rèn)。

還有一項很重要的措施，那就是設(shè)定一個預(yù)警機(jī)制。

這是一個簡化版的流程，真實的情況可能要比這個復(fù)雜很多。

總結(jié)一下，本篇簡單介紹了5why分析法在針對送貨數(shù)量差異情況的使用方法和注意事項，希望對您有所幫助！