一 如何編制預(yù)算？

供應(yīng)鏈管理者的一項(xiàng)重要工作就是編制預(yù)算，每年都有那么幾個(gè)月，不是在做預(yù)算，就是在和老板們回顧預(yù)算的數(shù)字，隨時(shí)都要接受高層和其他同事的挑戰(zhàn)。

一般來(lái)說(shuō)，預(yù)算編制工作在財(cái)政年度結(jié)束前2個(gè)月開(kāi)始，在下一個(gè)財(cái)政年度開(kāi)始后的數(shù)周內(nèi)結(jié)束，整個(gè)過(guò)程不宜過(guò)長(zhǎng)，否則會(huì)影響運(yùn)營(yíng)。

許多企業(yè)采用滾動(dòng)預(yù)算（Rolling budget）的方法，這是一種不斷修訂預(yù)算的模式，通常有12個(gè)月或18個(gè)月的規(guī)劃范圍，隨著當(dāng)前月份的推移，在最后增加一個(gè)新的月份。

舉個(gè)例子，在當(dāng)年7月份時(shí)的預(yù)算，如果時(shí)間范圍是12個(gè)月，就需要覆蓋到下一年的6月，正好是12個(gè)月。

到了下一個(gè)月，預(yù)算范圍就改為8月至次年的7月，依此類(lèi)推，始終保持12個(gè)月，不斷地向前滾動(dòng)，所以叫作Rolling budget。

在做預(yù)測(cè)時(shí)，我們也使用類(lèi)似的方法，這種預(yù)測(cè)方式就是滾動(dòng)預(yù)測(cè)（Rolling forecast）。

財(cái)務(wù)會(huì)定期重新規(guī)劃預(yù)算數(shù)字，比如每月回顧運(yùn)輸費(fèi)用。預(yù)算離現(xiàn)在越近越準(zhǔn)確，可以更好地反映經(jīng)營(yíng)情況的變化，這也符合了預(yù)測(cè)的特征。

根據(jù)預(yù)測(cè)的著名原理“近期預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性高于遠(yuǎn)期的”，我們要不斷地更新預(yù)算，這樣才能做得更準(zhǔn)。

在這里我們好像看到了預(yù)算和預(yù)測(cè)有一些相似之處，都需要收集歷史數(shù)據(jù)，然后推斷未來(lái)可能的結(jié)果。

兩者的主要區(qū)別是預(yù)算僅考慮短期的支出和收入，一般都是在一年之內(nèi)，而預(yù)測(cè)會(huì)兼顧短期和長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)。我們可以使用預(yù)測(cè)的技術(shù)來(lái)編制和維護(hù)預(yù)算，為業(yè)務(wù)提供更可靠的信息，幫助企業(yè)獲得更健康的現(xiàn)金流。

二 預(yù)算編制的流程

企業(yè)可以使用以下的流程編制預(yù)算。

1.設(shè)定目標(biāo)和政策

首先要明確一點(diǎn)，預(yù)算需要和企業(yè)的戰(zhàn)略保持一致。例如，企業(yè)的戰(zhàn)略是快速擴(kuò)張，那就需要增加銷(xiāo)量，供應(yīng)鏈要在各個(gè)渠道中鋪貨，確保有足夠的商品供應(yīng)給市場(chǎng)，庫(kù)存、物流和人工成本的預(yù)算就要相應(yīng)增加。

相反地，企業(yè)戰(zhàn)略轉(zhuǎn)向了，要收縮戰(zhàn)線度過(guò)經(jīng)濟(jì)寒冬，供應(yīng)鏈就要大刀闊斧地削減庫(kù)存和SKU數(shù)量，寧可有一些缺貨，也不能持有過(guò)量的庫(kù)存，各項(xiàng)預(yù)算都要減少，這樣才能與企業(yè)戰(zhàn)略同頻共振。

為了實(shí)現(xiàn)這點(diǎn)，企業(yè)需要設(shè)定目標(biāo)和政策，建立明確的預(yù)算預(yù)期，錢(qián)會(huì)用在哪些方面上，例如公司要上一套新的ERP系統(tǒng)，就需要預(yù)留出一筆資金。

值得注意的是，預(yù)算是對(duì)未來(lái)的預(yù)估，這點(diǎn)和預(yù)測(cè)很相似，而預(yù)測(cè)的另一個(gè)著名原理就是“預(yù)測(cè)永遠(yuǎn)是錯(cuò)誤的”，所以預(yù)算不可能百分百準(zhǔn)確地反映出未來(lái)運(yùn)營(yíng)收入和支出的情況，必然存在一定的錯(cuò)誤區(qū)間。

有些企業(yè)把預(yù)算用于績(jī)效評(píng)估（Performance Review），要求員工根據(jù)預(yù)算來(lái)完成多少金額的銷(xiāo)量，或是削減多少的成本，這種做法存在一些問(wèn)題。

例如銷(xiāo)售人員完成了指標(biāo)后可以獲得獎(jiǎng)金，他可能會(huì)把預(yù)算做得較低，這樣只要他稍微努力一點(diǎn)就可以完成任務(wù)，但公司業(yè)績(jī)就會(huì)被低估。

如果把預(yù)算和績(jī)效考核掛鉤，員工為了達(dá)成個(gè)人的KPI，就不會(huì)客觀地編制預(yù)算，而是帶有目的性地“編”出一些數(shù)字來(lái)實(shí)現(xiàn)個(gè)人利益的最大化。

企業(yè)管理者必須警惕這種現(xiàn)象，應(yīng)該使用合理的績(jī)效評(píng)估方法來(lái)考核員工，而不是預(yù)算。

正如預(yù)測(cè)存在一定的錯(cuò)誤區(qū)間，預(yù)算也應(yīng)有一定的目標(biāo)范圍，可以設(shè)定最低和最高目標(biāo)。最低目標(biāo)是最有可能達(dá)成的結(jié)果，而最高目標(biāo)用于激勵(lì)員工持續(xù)改善，這種方法更加符合實(shí)際。

預(yù)算需要考慮到宏觀經(jīng)濟(jì)和政策對(duì)企業(yè)的影響，例如2021年全球海運(yùn)市場(chǎng)供不應(yīng)求，運(yùn)輸費(fèi)用不斷上漲，導(dǎo)致企業(yè)物流成本升高，這是物流的變動(dòng)成本。

上海市的部分高架路有外省市牌照車(chē)輛的限行時(shí)段，物流公司為了完成實(shí)施配送，需要配置滬牌車(chē)輛，這是物流的固定成本投資。企業(yè)在制定預(yù)算時(shí)，需要回顧當(dāng)時(shí)的全球經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)環(huán)境和政策變化。

2.設(shè)定參數(shù)，初步編制預(yù)算

制定預(yù)算需要考慮一些參數(shù)，包括了人工費(fèi)率、運(yùn)費(fèi)率、租賃費(fèi)用、維修費(fèi)率等等，這些數(shù)字就像是飛機(jī)駕駛艙的儀表盤(pán)，指引著飛行員安全飛行，因此需要花大量時(shí)間反復(fù)確認(rèn)。

如果參數(shù)不準(zhǔn)，計(jì)算出的結(jié)果可能就會(huì)與實(shí)際情況天差地別，因?yàn)橘M(fèi)率都是和數(shù)量相乘的，即便數(shù)量是準(zhǔn)確的，而費(fèi)率是錯(cuò)誤的，最終結(jié)果必然是錯(cuò)誤的。

舉個(gè)例子，某條線路的年運(yùn)輸量是100噸，做預(yù)算時(shí)使用的費(fèi)率是每噸1000元，一年的支出是10萬(wàn)元。但在實(shí)際操作中發(fā)現(xiàn)，每噸費(fèi)率是1500元，比預(yù)算高出了50%，年實(shí)際支出相應(yīng)增加了50%。

由于費(fèi)率錯(cuò)誤造成了結(jié)果嚴(yán)重偏離，即便數(shù)量是正確的也于事無(wú)補(bǔ)。

專(zhuān)業(yè)人士應(yīng)該始終對(duì)費(fèi)率的變動(dòng)保持警惕，并對(duì)不尋常的變化提出質(zhì)疑。我們需要進(jìn)行價(jià)格比較，向多家物流服務(wù)供應(yīng)商詢(xún)價(jià)，或與業(yè)內(nèi)其他甲方企業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士交流信息，這些方法叫作交叉驗(yàn)證Cross Check。

通過(guò)這種方法，我們可以獲取到不同渠道、立場(chǎng)的人士提供的信息，然后進(jìn)行綜合判斷，得到最貼近實(shí)際現(xiàn)狀的費(fèi)率，了解到哪些變動(dòng)是合理或是不合理的。

除了參數(shù)，我們還要注意日期、數(shù)據(jù)的類(lèi)型、計(jì)量單位、貨幣和其他定性的信息。

如果沒(méi)有使用預(yù)算的專(zhuān)業(yè)軟件，計(jì)算的方法是因人而異的，每個(gè)人使用的假設(shè)Assumption都可能不一樣，所以要把這些過(guò)程都記錄下來(lái)，否則過(guò)了一段時(shí)間，可能連編制預(yù)測(cè)的人都不記得當(dāng)時(shí)的計(jì)算邏輯和假設(shè)條件了。

假設(shè)是由個(gè)人提出的，但需要集體的同意才能最終確立，這樣可以保持大家的觀點(diǎn)都是一致的，最終把假設(shè)寫(xiě)成明確的參數(shù)，分發(fā)給所有相關(guān)人員，這樣能確保大家做出的預(yù)算不會(huì)相差太大。

一般我們使用時(shí)間序列方法編制預(yù)算，它是參照過(guò)去的歷史數(shù)據(jù)，然后結(jié)合新的費(fèi)率、數(shù)量趨勢(shì)、經(jīng)濟(jì)周期等多種因素。比如說(shuō)，企業(yè)預(yù)計(jì)明年的運(yùn)輸量增加10%，費(fèi)率增長(zhǎng)3%，計(jì)算公式就等于：

明年運(yùn)費(fèi)=(今年費(fèi)率×(1+3%))×(今年運(yùn)輸量×(1+10%))

如果是初創(chuàng)企業(yè)，或是進(jìn)入一個(gè)新的市場(chǎng)時(shí)，我們沒(méi)有足夠的歷史數(shù)據(jù)，就沒(méi)法用上述方法來(lái)做預(yù)算了。

專(zhuān)業(yè)人員需要使用其他方法，比如高管預(yù)測(cè)、德?tīng)柗品ǎ蚴菍?duì)標(biāo)相似的行業(yè)情況做出判斷，這些方法定性的成分超過(guò)了定量的。當(dāng)然，即使有歷史數(shù)據(jù)，我們也可以用定性方法來(lái)做交叉驗(yàn)證。

在初步完成預(yù)算編制后，需要做一個(gè)差距分析，與高管設(shè)定的期望進(jìn)行比較。如果物流費(fèi)用超過(guò)了預(yù)期，專(zhuān)業(yè)人員需要進(jìn)行合理的解釋?zhuān)热绗F(xiàn)在的燃料價(jià)格上漲，需要更多的預(yù)算，這樣預(yù)算更有可能被批準(zhǔn)。

3.預(yù)算協(xié)商和確認(rèn)

一旦制定了預(yù)算，每一級(jí)管理者都會(huì)仔細(xì)研究下級(jí)人員提交的預(yù)算，并根據(jù)可用資金進(jìn)行核對(duì)。資金是有限的，這是所有企業(yè)都面臨的約束條件，另一方面，供應(yīng)鏈要提高服務(wù)水平，所以是在預(yù)算范圍之內(nèi)尋求最優(yōu)解。

編制預(yù)算采用先“自下而上“，后”自上而下”的方法。

各個(gè)預(yù)算的負(fù)責(zé)人先制定他們自己的計(jì)劃，然后匯總起來(lái)提交給管理層，這個(gè)過(guò)程就是“自下而上”。

管理層把匯總結(jié)果與公司的預(yù)期進(jìn)行比較，如果超過(guò)了，就把總額再打回給相關(guān)人員，讓他們重新制定預(yù)算，直至匯總數(shù)字符合公司戰(zhàn)略，這就是”自上而下”。

經(jīng)過(guò)反復(fù)地修改和確認(rèn)，預(yù)算最終被批準(zhǔn)，并傳達(dá)給有關(guān)人員。